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| Cómo lograr, a través de la Quinta S, que las 5S se conviertan en un hábito |
CÓMO SE SOSTIENE LA METODOLOGÍA 5S
Llegamos al final del recorrido de la
metodología de las 5S, la quinta “S”, Disciplina (Shitsuque).
Es la más importante de todas, ya que de ella dependerá la permanencia en
el tiempo del Programa de 5S y su evolución.
Nada de lo que hayas hecho hasta acá dará sus frutos si no implementas
esta última “S” y la caída del programa, tarde o temprano, será un hecho.
SHITSUKE, LA QUINTA S: DISCIPLINA PARA GENERAR EL HÁBITO DE LAS 5S
Su objetivo primordial será lograr la autodisciplina de la organización en
la ejecución constante y sistemática de los pasos anteriores.
La disciplina, individual y colectiva, será capaz de sostener los buenos
resultados que hayas logrado hasta acá.
La quinta “S” se enfocará en desarrollar trabajadores motivados y
apegados al cumplimiento de los 4 pasos anteriores, al punto de
transformarlos en hábitos cotidianos.
El siguiente cuadro muestra explícitamente el rol e importancia de la
quinta S dentro de la metodología de las 5S.
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| La disciplina individual y colectiva sostiene al programa de 5S |
CÓMO SE SOSTIENE EL PROGRAMA DE LAS 5S
Tu estrategia para lograr mantener en el tiempo los buenos resultados
logrados con las 4 primeras S, será armar un Plan de Sustento.
En ese plan deberán figurar los siguientes ítems:
- Evaluación periódica de la implementación de las 5S.
- Reporte de progresos del programa.
- Refuerzo de las capacitaciones.
- Reconocimiento al buen desempeño en 5S.
- Promoción de las actitudes positivas dentro de la organización.
Expliquemos en qué consisten cada uno de esos puntos.
😨Evaluación periódica: Check List o Auditoría de 5S.
Partimos de la base de que el formato de auditoría ya está armado, como
hablé de ello en
S4 (Estandarizar).
No obstante, algunos consultores prefieren hacer todo (diseño e
implementación) en esta etapa, lo cual no afecta en nada, es indistinto,
mi sugerencia es que optes por lo que más te convenga.
Ahora es el momento de la implementación del
Check List de 5S.
Se trata de una evaluación sistemática de las áreas de la empresa que
están aplicando 5S, y tiene por finalidad medir el nivel de cumplimiento
de las directrices establecidas para cada una de las “S”, utilizando como
soporte un cuestionario de referencia.
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| Medición de la performance 5S por sector |
Los auditores deberán ser personas cualificadas y no
pertenecientes al área auditada.
Con la auditoría pondrás en evidencia desviaciones o anormalidades para
cada “S” (si existieran), las que serán valoradas mediante la asignación
de puntaje que se establecerá previamente de manera convencional, lo que
permitirá saber en detalle el grado de cumplimiento del programa para el
área auditada.
Las auditorías estarán reguladas por el siguiente listado de
pautas:
- Establecer frecuencia de realización, lo ideal es mensual, por ejemplo, se podría fijar la última semana del mes.
- Gerentes y otros ejecutivos no es necesario que hagan la recorrida mensualmente, pero si al menos dos veces al año, con el fin de evaluar avances del proyecto, aportar ideas y dar un mensaje positivo sobre la herramienta.
- Establecer de la manera más objetiva posible el modo de auditar y capacitar.
- Auditar junto al responsable del área, se debe escuchar comentarios y opiniones de la persona evaluada.
- Generar un cronograma de auditorías. Es una buena práctica que los auditores repitan sector solo una o dos veces y luego se roten, para minimizar el error de apreciación.
😮Reporte de progresos: el Informe de la Auditoría de 5S.
Como el punto anterior, partimos de la base que ya está diseñado.
El Informe de Auditoría deberá ir de lo general a lo
particular y su objetivo principal será poner a disposición pública y,
sobre todo, del responsable de cada área, los resultados alcanzados por
cada área y las oportunidades de mejora detectadas.
En él mostrarás la performance global medida, el desempeño de cada área,
los valores alcanzados para cada S y las No Conformidades
encontradas.
Podrás complementarlo con fotos, lo recomendable, que muestren las
situaciones diferentes a las deseadas, lo que facilita la visualización
del desvío y la generación de las acciones de mejora
correspondientes.
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| Reporte de auditoría 5S |
😊Refuerzo de capacitaciones.
Como dice la canción de Joan Manuel Serrat, “Se hace camino al andar”, y
en este caso, a lo largo del recorrido seguramente hayan surgido
necesidades de capacitaciones adicionales, o de refuerzo de algunas ya
dadas.
Por lo tanto, es un buen momento para hacer un refresh de las
capacitaciones, lo nuevo que hace falta y necesidades puntuales de
refuerzo, dejándolo explícitamente indicado en el Plan de Sustento.
No olvides que la capacitación del personal es un pilar de la mejora
continua y por lo tanto deberá estar siempre presente.
😂Reconocimiento del buen desempeño en 5S
Deberás darle a este punto una buena dosis de formalismo para que no
quede como un hecho aislado, sino que sea parte de una política.
Tendrás que crear un Sistema de Reconocimiento a la buena
labor en 5S.
El objetivo será valorar el buen desempeño, reconocerlo, premiarlo,
fidelizar y motivar al resto para que se movilicen en esa misma dirección.
Las competiciones amistosas entre departamentos cada mes, premiando al
ganador pueden ser una buena iniciativa.
Adicionalmente tienes otras herramientas para reconocer la excelencia
como ser:
Obsequiar una cena, dar prioridad en el estacionamiento, regalar un
pequeño gift, darle al empleado su día de cumpleaños o la posibilidad de
elegir su menú, etc. etc
En fín, la lista es inagotable, solo dependerá de tu creatividad.
No hacen falta grandes desembolsos, las cosas simples también son muy
valoradas por los empleados, sobre todo si se debe al reconocimiento por
haber hecho un buen trabajo.
Ten presente que pequeño y frecuente es mucho mejor que grande y muy
espaciado.
😊Promover las actitudes positivas
Las acciones, el ejemplo, valen mucho más que mil palabras, y los
pensamientos positivos -aún en la adversidad- no tienen precio.
Por ello es importante que todos y cada uno de los líderes (formales o
informales) de la organización tengan conciencia de la importancia de sus
actos, y de la poderosa herramienta que eso representa, ya que si están
bien direccionados, alineados con los objetivos, tendrán un efecto
multiplicador.
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| Qué mitad ves? |
También, para trabajar aspectos comunicacionales, se suele utilizar mucho
carteles con frases motivacionales, llegando incluso a crearse verdaderos
Tableros de Lemas.
Pero, ¿qué son los Tableros de Lemas?
Consisten, en muchos lugares así los arman, en una cartelera
especialmente elegida y ubicada para colocar frases ingeniosas, con mucho
“gancho”, sobre la importancia y los beneficios de las 5S.
Por ejemplo, algunos lemas pueden ser:
La seguridad salva vidas, la limpieza es seguridad.
Mientras más desperdicio, mayor costo.
¿Realmente lo necesitas?.
Limpiar es inspeccionar.
Más disciplina, menos desorden.
FIFO a rajatabla.
Hacer 5S para trabajar menos.
Mientras más desperdicio, mayor costo.
¿Realmente lo necesitas?.
Limpiar es inspeccionar.
Más disciplina, menos desorden.
FIFO a rajatabla.
Hacer 5S para trabajar menos.
DOS ROLES CLAVES PARA EL EXITO DEL PROGRAMA.
Por último, voy a contarte lo que para mí, desde la experiencia recogida,
son dos condiciones esenciales que deberías tener muy presente si deseas
fervientemente alcanzar el éxito en la implementación de las 5S.
Se trata de dos actores importantísimos dentro del organigrama de esta
metodología.
Me estoy refiriendo a la Dirección de la empresa y a la
Supervisión, y sobre todo, a cómo ellos llevan adelante sus roles.
Obviamente los mandos medios, también importantes lideres dentro de la
organización, tienen roles de relevancia en lo referente a 5S, pero nada
tan relevante como la señal que emana directamente de la cabeza de la
organización o la señal que le llega al trabajador, en el último eslabón
de la cadena de valor, de parte de su supervisor directo.
5S no llegará a buen puerto si no tienes el compromiso de la Dirección ni el involucramiento activo y responsable de la Supervisión.
Y recuerda, la implementación siempre es de arriba hacia abajo, no al
revés.
La semilla de la disciplina tiene que ser sembrada por directivos,
gerentes y jefes, fuertemente comprometidos con el establecimiento y
mantenimiento del programa.
Pero definamos qué quiero decir cuando hablo del compromiso de la
Dirección de la empresa.
En lo que respecta a las 5S, la Dirección deberá:
- Proporcionar los medios necesarios para la capacitación del personal.
- Asignar el tiempo para la práctica y los recursos para la implantación, contemplandolo en el presupuesto anual.
- Participar de actividades como capacitaciones y auditorías, ya que serán excelentes oportunidades para mostrar interés y apoyo, motivando de ese modo a los empleados.
- Incluir dentro de sus indicadores claves de gestión uno sobre 5S, para seguir de cerca la evolución de la implantación en cada área de la empresa.
- Dar soporte a la tarea de generación y ejecución de los planes de acción, derivados del análisis de las oportunidades detectadas por las auditorías
- Participar con periodicidad de las reuniones del comité de 5S y cuando no sea posible, estar al tanto de los temas tratados.
- Ser persistente con los ítems anteriores y comprometerse por completo con el cambio cultural que esta herramienta significa.
Sus acciones cotidianas, por pequeñas que sean, si están alineadas con
las 5S tendrán un efecto motivacional muy grande en sus colaboradores.
Si no existiera tal alineación el efecto sería el contrario, siendo esa
una de las principales causas de fracaso de los programas de
implementación de las 5S.
Y qué hay de los supervisores al respecto?
En realidad las responsabilidades serán bastante similares a las
descriptas, solo que en otro nivel de escala, más táctico, por encontrarse
en la línea de fuego, codo a codo con sus colaboradores.
Deberán predicar con el ejemplo y emplear un lenguaje respetuoso, pero
firme, para enfatizar la importancia de las 5S, y corregir actitudes
despreocupadas del buen orden y limpieza del lugar de trabajo.
Por ejemplo, si un team leader no le presta atención a un papel tirado en
el piso, ¿qué creen que van a hacer sus subordinados directos?
Además de apartarse de los preceptos de 5S, el líder se perderá una
valiosa oportunidad de trabajar aspectos de la disciplina con sus
colaboradores.
Si no está atento a esas anormalidades, por pequeñas que sean, viéndolas
como oportunidades y actuando en consecuencia, la batalla estará perdida,
muy a pesar de los buenos estándares y procedimientos que puedas tener, o
de las buenas campañas de orden y limpieza que puedas lanzar.
Lo mismo aplica a la Dirección de la empresa
¿Qué comportamiento crees que adoptarían los empleados si ven que los
directivos no están activamente atentos a todo lo relacionado con las
5S?
La respuesta es obvia, la motivación se irá erosionando lentamente hasta
finalmente derrumbarse... la implementación de las 5S habrá
fracasado.
3 CONSEJOS FINALES PARA SOSTENER EL PROGRAMA DE LAS 5S
1. Dar tiempo a los trabajadores para que hagan los pasos
correctamente.
Por ejemplo, designar quince minutos antes del almuerzo y/o al finalizar
el turno como “espacio de las 5S”.
Durante ese tiempo, el foco será limpiar (e inspeccionar), y organizar de
acuerdo con sus cronogramas, listas de verificación y estándares definidos
previamente, pero también reportar las oportunidades de mejora que se
detecten.
2. Involucrar a todos.
El funcionamiento regularmente del comité de 5S, es vital en esta etapa de
sostenimiento de los resultados logrados.
Como ya se explicó, debe estar compuesto por empleados y líderes de
diferentes departamentos.
Su trabajo será supervisar la correcta implementación de las 5S,
persistir, apoyar y ajustar cuando sea necesario.
3. Hacer visibles las 5S.
Nunca olvides, ni subestimes, el valor del aspecto comunicacional.
Ahora te toca a tí
Te gustó el artículo?
Si tienes inquietudes, dudas, pedidos de temáticas o incluso correcciones
de cosas que se me han pasado, escribeme un comentario, me encantaría
leerte.
Escribo para ayudarte, me gusta mucho, pero también quiero aprender a
hacerlo cada vez mejor.
Que tengas una buena semana. Hasta pronto!
Pablo
