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| El Secreto para Elegir Proyectos Six Sigma que Realmente Transforman tu Empresa |
CÓMO ELEGIR EL PROYECTO SIX SIGMA ADECUADO
Con frecuencia, se tiene la percepción de que Six Sigma es un concepto sofisticado y de difícil acceso, una visión fundamentada en la complejidad de algunas de sus herramientas, especialmente para una PYME que se adentra por primera vez en el ámbito de la mejora continua.
Sin embargo, es perfectamente viable introducirse en el mundo de Six Sigma utilizando recursos más accesibles y sencillos, como el análisis de Pareto, Diagrama de Espina de Pescado o Histogramas.
A pesar de su aparente simplicidad, estos recursos pueden conducir a resultados sorprendentes y aspirar a niveles de excelencia.
El uso de herramientas complejas no garantiza necesariamente grandes resultados, de la misma manera que la elección de herramientas más simples no condena a los proyectos a obtener resultados modestos.
LA TAREA MÁS CRÍTICA EN EL DESPLIEGUE DE SIX SIGMA
El secreto durante el despliegue de six sigma en una empresa estará en
saber elegir el proyecto adecuado, definirlo con precisión, trabajar
comprometidamente en equipo, aplicando correctamente las herramientas que se
elijan e implementando disciplinadamente las acciones de mejora que
surjan.
Y dentro de ello, la elección del proyecto adecuado, que no sea ni tan grande ni
tan chico, es la tarea más critica.
Un error típico cuando se empieza por los primeros proyectos es creer que Six Sigma, como una varita mágica, todo lo transforma, independientemente de la
magnitud del problema que se elija atacar.
Eso en muchos casos lleva a elegir proyectos del tamaño del “hambre del
mundo”, para que sean resueltos por equipos aún inexpertos y, como
podrás imaginar, el resultado nunca es el esperado.
Me ha ocurrido cuando tuve que elegir mis primeros proyectos y ha
sido una buena enseñanza, pero te puedo asegurar que genera un
brutal derroche de energía y recursos si no se detecta el error a
tiempo.
Elegir el proyecto correcto, es el primer término en una ecuación
de éxito que dice:
Proyecto bien elegido y definido + equipo bien formado + champion comprometido = rápidos resultados para el cliente
QUIÉNES DEBEN ELEGIR LOS PROYECTOS SIX SIGMA
Es tarea de directivos de la empresa y de los patrocinadores “Champions”
de Six Sigma, es decir varias personas o un puñado de ellas dependiendo
del tamaño de la compañía, con una visión integral del negocio, elegir
potenciales proyectos six sigma a llevar adelante.
Personas que por otra parte deberán tener buenos conocimientos de los
procesos, más conciencia y poder de decisión sobre los niveles de
recursos que se podrá disponer.
Pero aún asi, con las personas adecuadas involucradas en esa tarea,
se cometen con bastante frecuencia errores en la elección de los
proyectos six sigma de mejora que luego se pagan muy
caro.
7 ERRORES COMUNES AL SELECCIONAR UN PROYECTO SIX SIGMA
Los errores más comunes enumerados más abajo no están ordenados por nivel
de importancia.
A veces se da uno y otras otro, pero cuando se produce el error
seguramente caerá dentro de algunos del los 7 grupos descriptos a
continuación:
❶ Soberbia: los directivos piensan que también son buenos en
esta tarea y eligen de pura corazonada, negándose a aprender más sobre
selección eficaz de proyectos Six Sigma.
❷ Ceguera: el directivo no está en contacto directo con sus
clientes y sus verdaderas necesidades, y recurre a su intuición para
elegir lo que debe ser mejorado.
❸ Efecto encandilamiento: algunos líderes creen que Six Sigma
es mágico, que solo con espolvorear un poco de su “polvo mágico” sobre
los problemas de años, hará que rápidamente estos se solucionen.
❹ Efecto escribanía: el directivo cree que ya sabe la solución
a un problema y recurre a la conformación de un equipo six sigma para
obtener su sello aprobatorio e implementar su idea.
❺ Fuera de foco:
se eligen proyectos que nada tienen que ver con el cliente y sus
necesidades.
❻ Despliegue desmedido: en los inicios de Six Sigma se elige
gran cantidad de proyectos, a veces por pura competencia “quién tiene
más proyectos a cargo”, luego nadie es capaz de hacer un seguimiento
eficaz de los mismos, y los resultados y enseñanzas finalmente se
diluyen.
❼ Alcance desmedido: a veces se eligen problemas demasiado
altos ya que no se hace la desescalada correspondiente para bajar a
tierra problemáticas muy generalistas, y transformarlas en proyectos
más específicos y manejables.
Ahora bien, ya sabes lo que no debes hacer al elegir un proyecto.
Es tiempo de hablarte sobre qué debes hacer para seleccionar ese proyecto
ganador que estas buscando.
CLAVES PARA SELECCIONAR EL PROYECTO CORRECTO
Vayamos directamente al grano:
- Cantidad: Inicialmente aconsejo que generes un número reducido de proyectos hasta que se domine fluidamente la metodología Six Sigma.
- Tamaño: Si el alcance no es el correcto el equipo puede pasarse meses moviéndose en círculos sin avanzar, hasta que finalmente logre reducir el elefante original en algo más pequeño y digerible, para que pueda ser abordado con éxito en el plazo máximo de seis meses (el ideal es 100 días).
- Estrategia: A veces la problemática elegida entrecruza diferentes departamentos dentro de la misma empresa.
En esos casos si no se tendrá el apoyo y compromiso activo de los
diferentes responsables de área es muy probable que el proyecto no
llegue a buen puerto.
Lo aconsejable es enfocarse en una etapa concreta del proceso, de
alta significancia para el cliente y en áreas en donde no haya
fuerte resistencia al cambio.
Los grandes boxeadores practican primero con sus compañeros antes
de enfrentarse con los rivales más duros.
- Foco en el cliente: Es un buen ejercicio dejar de mirar el ombligo propio para empezar a preocuparse por las necesidades del cliente. Quizás al principio el impacto económico no sea tan grande, pero es lo aconsejable en la fase inicial: primero aseguras, fidelizas, al cliente y luego mejoras los procesos internos.
En ese sentido será importante que tengas un equilibrio entre proyectos
six sigma internos y externos.
Ya hemos visto lo que no se debe hacer, también las claves para hacer
lo correcto, ahora es el turno de contarte cómo deberías elegir tus
proyectos six sigma.
5 PASOS PARA SELECCIONAR UN PROYECTO SIX SIGMA
Esquemáticamente puedes ver el proceso completo en el siguiente
mapa:
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Cómo seleccionar proyectos six sigma |
Pero veámoslo en detalle.
Paso 1: Revisar situación actual.
Se indagan fuentes de información externas e internas en busca de
posibles proyectos.
- Fuentes externas.
La voz del cliente, la voz del mercado y
benchmarking con la competencia pueden originar interesantes
preguntas e inquietudes que den lugar a posibles proyectos.
Las más conocidas de esas fuentes son:
➣ Encuentas.
➣ Focus group.
➣ Entrevistas.
➣ Sistema de gestión de los reclamos.
➣ Investigación de mercados.
➣ Auditorías de clientes y proveedores.
➣ Despliegue de la función de calidad, QFD, por sus
siglas en inglés.
➣ Interacción cliente-vendedor
➣ Relevamiento de comentarios en RRSS.
Por ejemplo los datos aportados deberían responderte preguntas
como:
➣ ¿De qué se queja más el cliente, que reclama?
➣ ¿Qué producto o servicio que no tenemos demanda?
➣ ¿Qué problema detectamos en el cliente en donde podemos
aportar a su solución?
➣ ¿Qué nuevas necesidades del cliente aparecen en el
horizonte?
➣ ¿En qué nos aventaja la competencia, qué hace
distinto y mejor que nosotros?
➣ ¿Hacia dónde se dirige el mercado?
- Fuentes internas.
Aquí hablamos de la voz del proceso.
La clave será correlacionar las mejoras que podamos hacer en el
proceso, con beneficios para el cliente.
Los desperdicios, en su significado más amplio, pueden llegar a ser
fuente de posibles proyectos six sigma, así como también la
eficiencia.
Tendrías que preguntarte:
➣ ¿Cuáles son los retrasos más significativos (cuellos de botella) que
afectan los procesos más sensibles del negocio?
➣ ¿Dónde se dan los defectos y los retrabajos?
➣ ¿Qué inquietudes o ideas han aportado los empleados
sobre el proceso? ¿Qué les molesta?
Paso 2. Identificar potenciales proyectos six sigma.
Para una primera preselección debes pensar en, lo que duele, el objetivo
que desearías conseguir, la justificación y la escala del posible
proyecto.
Luego los proyectos elegidos deberán cumplir las siguientes condiciones:
- Existe un gap significativo entre situación actual y deseada.
- La causa del problema es desconocida, o no se entiende de manera clara.
- La solución no está claro cuál es.
- Es un problema suficientemente específico (1).
De esta manera obtenemos un listado de posibles proyectos más acotado y
depurado.
Paso 3: Definir criterios de evaluación de potenciales proyectos.
Es indispensabe tener bien claro esos criterios antes de evaluar a los
posibles proyectos.
Criterios que estarán relacionados a dos puntos esenciales:
❶ Qué resultados son importantes para el negocio.
❷ Qué esfuerzos está dispuesto a hacer la organización.
Resultados para el negocio (Impacto).
Aquí son importantes preguntas del tipo:
➣ ¿Qué magnitud de beneficio económico te gustaría
obtener?
➣ ¿Con qué urgencia necesitas solucionar el problema?
➣ ¿Está empeorando rápidamente la tendencia o puedes
convivir un poco más con el problema?
➣ ¿Hay un área en especial en donde desearía construir conocimiento con
valor estratégico para la organización?
Claramente los problemas urgentes con tendencia a empeorar rápidamente
estarán a la cabeza del listado.
Viabilidad del proyecto (Esfuerzo).
Las preguntas a las que tu proyecto debería ajustarse son:
➣ ¿Qué plazos son los adecuados para tí?
➣ ¿Cuánto estás dispuesto a invertir en el proyecto?
➣ ¿Qué flexibilidad horaria tienes de los empleados para
dedicarse al proyecto?
➣ ¿De qué líder potencial de proyecto dispones?
➣ ¿Necesitas recurrir a los servicios de una consultoría
externa, estás dispuesto a hacerlo?
➣ ¿Afecta el proyecto un área muy colaborativa o por el contrario, toca un
sector con alta resistencia al cambio?
Una vez listados los criterios de evaluación deberás sopesarlos y
decidir cuáles serán los de mayor peso, los que se usarán para evaluar
cada propuesta.
Paso 4: Evaluar potenciales proyectos six sigma y seleccionar los ganadores.
Con las pautas que definiste en el paso anterior en mente, somete cada
idea de proyecto a una evaluación exhaustiva.
Lo recomendable es usar una escala numérica, por ejemplo del 1 al 5,
para lo cual será de utilidad emplear una herramienta del tipo Matriz
de impacto / Esfuerzo:
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| Matriz impacto/esfuerzo para seleccionar poryectos six sigma. |
Primero debes puntuar cada proyecto conforme a los criterios de Impacto y
Esfuerzo que definiste, y promediar los resultados.
El 5 corresponderá a un proyecto con máximo impacto en el ítem que se
evalúe y máximo esfuerzo para realizarlo para la pregunta que estés
considerando.
Luego deberás situarlos en la gráfica, y conforme al cuadrante que
les toque deberás seleccionarlo o no.
Céntrate principalmente en los proyectos del cuadrante 4,
más los del 1 y 3.
De esos dos, descarta aquellas propuestas que involucran mucho
esfuerzo o generan escaso impacto.
Por ejemplo, en nuestro caso tendríamos unos cuatro proyectos para
trabajar de los 10 originalmente preseleccionados.
A continuación armas con ellos una cartera de proyectos, y
por último haz un filtrado más, preguntándote cosas del tipo:
➣ ¿Tengo el personal suficiente para ejecutar esos
proyectos, sin que se vea afectada la operación diaria?
➣ ¿Tienen mis colaboradores los conocimientos y habilidades demandadas por
los proyectos?
Será decisión del directivo, o consejo directivo, plantearse esos
interrogantes, y finalmente definir la lista definitiva de proyectos six
sigma que se van a abordar.
Paso 5: Elaborar un borrador del "Cuadro de Proyecto Six Sigma" y asignar responsable.
El Champion, o patrocinador, six sigma
tomará el listado final de proyectos y definirá para cada uno de ellos
de manera escrita y en formato borrador, los siguientes aspectos:
➣ Descripción del problema.
➣ Objetivo que se espera conseguir.
➣ Valor para el negocio.
➣ Alcance.
Esta información deberá ser clara, precisa, pero no extensa ni
minuciosa.
Servirá para asignar un jefe de proyecto, y una vez asignado,
será la guía que tenga el responsable del proyecto para enfocar sus
primeras acciones, entre las que se encontrará la elección de su
equipo de trabajo.
Luego será tarea del líder de proyecto junto a su equipo, armar el
Cuadro de Proyecto final, una especie de documento de
identidad del proyecto.
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(1) Especificidad de los proyectos six sigma.
Previamente resalté la importancia de este punto, pero lo dejé para
el final porque no quería distraerte del hilo de desarrollo del
artículo.
Te voy a explicar con un ejemplo cómo deberías abordar este
tema, ya que definir mal el alcance es un error más habitual de lo
que te puedas imaginar.
Supongamos que tienes un pequeño local junto al mar que vende
bebidas y comidas rápidas.
De repente tus ventas comienzan a bajar drásticamente.
Escuchas algunos comentarios y encuentras muchas quejas sobre la
calidad de lo que entregas.
Ya sabes algo de
Six Sigma, te entusiasmas con la posibilidad de mejorar y qué haces?
Defines el problema “Satisfacción del cliente” y decides
abordarlo con esa metodología.
Error… Es un problema demasiado grande, de alto nivel y
seguramente te vas a desgastar sin lograr llegar a buen puerto.
Será como intentar comerte un elefante con cuchillo y
tenedor.
Como eres inteligente y determinado, te detienes a pensar,
recapacitas y lanzas una encuesta para saber la opinión de tus
clientes (la Voz del Cliente).
Y resulta que lo que vos pensabas atacar, el servicio de entrega
y la calidad de todos tus platos y bebidas en realidad no va a ser
necesario.
Descubres que las quejas mayormente se circunscriben a una
limonada ampliamente pedida por tus clientes, ya que está muy bien
promocionada.
No lo dudas y de inmediato focalizas tu proyecto a mejorar esa
limonada.
Pero no te precipitas y haces a continución la
desescalada del problema, que aún sigue siendo grande, para
arribar a un proyecto manejable y efectivo.
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Cascada de problemas |
Como se aprecia en la imágen, representas la problemática como
una relación entre salidas y entradas, es decir como una
función Y=f(X), ya hablé de eso en este post.
Comienzas con una “Y”, un problema, de
alto nivel: Mejorar el sabor de la limonada.
Las entradas “X” serán todas las que afecten
significativamente al sabor de la limonada.
Eso es, tipo de limón, cantidad de azúcar, tipo de agua, cantidad de hielo, proporción agua/limón.
Eso es, tipo de limón, cantidad de azúcar, tipo de agua, cantidad de hielo, proporción agua/limón.
Consideras que el tipo de limón es clave y decides elegirlo
iniciando la desescalada.
Después de presentar la cascada completa, finalmente decides
enfocar el proyecto six sigma en la manera en que se transportan
los limones, algo muy distinto, concreto y manejable, que la idea
original.
¿Puedes ver la diferencia? ¿queda claro a lo que me refiero con
especificidad de un proyecto six sigma? Espero que sí ya que esto es muy importante.
Y para el final, en reconocimiento por haber llegado hasta aquí, lo cual me pone muy contento y te lo agradezco, te voy contar unas últimas recomendaciones que te ayudarán en la tarea de seleccionar el proyecto six sigma correcto.
TIPS PARA UNA CORRECTA SELECCIÓN DE PROYECTOS SIX SIGMA
➣ Selecciona proyectos siempre utilizando criterios
sólidos, datos.
➣ Manten un equilibro entre proyectos plenamente enfocados en el cliente y
los de reducción de costos o aumento de eficiencia.
➣ El cuadro de proyecto inicial si bien es un borrador,
esmérate para que sea un documento bien claro y preciso para que el
jefe de proyecto arranque con el pie derecho.
➣ Evita caer en la tentación de elegir proyectos del
tamaño del “hambre del mundo” o una cartera de proyectos
inmanejables.
➣ Construye Six Sigma en tu organización sobre la base de pequeños
batallas ganadas y no sobre monstruosas guerras de final frustrante.
Bien, ahora te toca a tí
Te gustó el artículo?
¿Tienes inquietudes, dudas, pedidos de temáticas o incluso
correcciones de cosas que se me han pasado?
Escribeme un comentario, me encantaría leerte y corresponderte.
Escribo para ayudar, me gusta mucho hacerlo, pero también quiero
aprender a hacerlo cada vez mejor.
Si deseas saber más de mí, te invito a contactar en
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Que tengas una buena semana. Hasta pronto!
Pablo
