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| Definir estándares para facilitar la selección (S1), el orden (S2) y la limpieza (S3) |
LA CUARTA S: ESTANDARIZAR
Cada uno de nosotros tiene su propia forma de hacer las cosas, lo cual es maravilloso, especialmente a nivel personal, ya que esa diversidad hace que nuestra vida sea más interesante.
No obstante, cuando se trata del ámbito laboral, esta diversidad de métodos puede dificultar la obtención de resultados óptimos y sostenibles. Como antídoto la metodología 5S, en su cuarto paso, se ocupa de estandarizar (Seiketsu).
De esta manera, se garantiza que el impulso inicial se mantenga constante, consolidando las mejores prácticas en estándares que facilitarán la implementación de las tres primeras S.
Esto asegura un enfoque sistemático y sostenido en el tiempo, promoviendo la eficiencia y la mejora continua en el entorno laboral.
EL OBJETO DE LA CUARTA S, ESTANDARIZAR
Su finalidad principal es consolidar los buenos resultados alcanzados en las tres primeras S, logrando con ello que el efecto sea perdurable.
Concretamente, en el caso de S1 (separar), los estándares te ayudarán a decidir qué elemento mantener en el lugar de trabajo y cuál apartar.
Si hablamos de S2 (ordenar), los estándares te darán una mano para saber dónde dejar las cosas, en qué cantidad y por dónde circular.
Y con respecto a S3 (limpiar), los estándares facilitarán la limpieza y mucho más...
Te indicarán, a modo de referencia, el estado de limpieza objetivo del puesto de trabajo, y también qué, quién, cuándo, dónde y cómo, limpiar.
Pero eso no es todo, además te mostrarán el qué, quién, cuándo, dónde y cómo lubricar, apretar pernos e inspeccionar.
De esa manera lograrás sostener la limpieza del lugar y controlar los puntos críticos que afectan a los indicadores SQDC (Segurity, Quality, Delivery, Cost).
Con lo cual comienza a evidenciarse que la metodología 5S es mucho más que mantener el buen orden y limpieza.
Pasando en limpio, la cuarta S (estandarizar) se enfoca en sistematizar lo conseguido y en fijar referencias visuales que pongan rápidamente en evidencia los desvíos.
Cada empleado deberá saber exactamente lo que debe hacer, cuándo lo debe hacer, y cómo lo debe hacer.
En este punto, no hay lugar para la incertidumbre ni la ambigüedad, lo cual me parece sumamente interesante, no lo crees?
Dicho eso, ahora voy a desarrollar más en detalle esta cuarta S.
LOS 3 PASOS PARA IMPLEMENTAR LA CUARTA S, ESTANDARIZAR
Esos tres pasos son:
Asegurar que cada empleado conozca bien sus tareas y responsabilidades.
Si tus empleados no saben exactamente qué se espera de ellos, entonces, ¿cómo podrán hacerlo?
Deben tener una comprensión clara de sus tareas diarias y semanales, de Seleccionar, Ordenar y Limpiar.
Sus responsabilidades deberán estar claramente escritas en un cuadro al que puedan acceder fácilmente durante el día, así como también sus tareas deberán estar correctamente procedimentadas y a su alcance.
Tanto en este punto como en el siguiente las herramientas claves eson los instructivos de limpieza, ajuste y lubricación más los cronogramas de actividades o check list, los cuales se redactan en esta instancia del programa aprovechando la información recolectada durante la implementación de las tres primeras S.
Hacer que esas tareas y responsabilidades sean parte de su rutina diaria.
Si capacitas y empoderas a tus empleados adecuadamente, ellos ejecutarán las tres primeras S sin siquiera pensarlo.
Un elemento esencial, es hacerlos partícipes del proceso de generación de instructivos, estándares y cronogramas.
De ese modo obtendrás su compromiso y motivación para que ejecuten su rutina diaria, estandarizada, de manera comprometida y eficaz.
“Cómo voy a boicotear esto si yo mismo lo generé”, seguramente será su forma de razonar el tema.
Diseñar la arquitectura organizacional del programa de 5S.
Una vez implementados las tres primeras S y definidas las tareas y responsabilidades, es imprescindible que definas y diseñes tres cosas esenciales:
- Cómo funcionará todo el sistema de 5S.
- Cómo vas a medir el progreso del programa.
- Cómo vas a mostrar los resultados para que luego se corrijan los desvíos.
Y aquí quiero hacer una importante aclaración.
Por lo general distintos autores sitúan las actividades del punto 3 "Diseñar la arquitectura organizacional del programa de 5S" dentro de la Fase de Preparación, del pre-work anterior a la implementación de la primera S.
Personalmente prefiero situarlas aquí ya que la implementación de las 5S, si bien bastante estandarizada en todo el mundo, no deja de ser también un proceso de aprendizaje por tratarse cada empresa de un caso único e irrepetible.
Por ello nada mejor que generar los importantísimos documentos que reglamentarán el funcionamiento del programa luego de haber recorrido un cierto camino y relevado una buena cantidad de información.
Aclarado eso, continuemos.
El funcionamiento de todo el sistema de 5S se define mediante la redacción del Procedimiento de 5S.
Los dos ítems restantes se refieren a la confección de un sistema de auditorías y reporte lo que te permitirá medir y seguir de cerca la correcta implementación de las 5 S.
Luego de diseñar la auditoría y el formato de reporte que vas a utilizar, deberás preparar un equipo de auditores compuesto por empleados de diferentes departamentos o por supervisores de esos mismos departamentos, según sea la realidad de tu empresa.
Pero la ejecución de esas auditorías y sus correspondientes informes será tema de la quinta “S” (Sostener), ahora sólo toca crear el formato.
Obviamente este punto 3 será de responsabilidad exclusiva del Comité a diferencia de los dos puntos anteriores, cuyas actividades recaen principalmente sobre el equipo del área piloto y se ejecutará solamente cuando se trabaje en la implementación en esa área piloto.
No estará presente el punto 3 en los próximos sectores en los que se implementen las 5S conforme al plan de escalonamiento consignado en el Master Plan de 5S.
Finalmente, para resaltar lo dicho en esta sección, los tres pasos...
➥ que todos sepan sus tareas y responsabilidades.
➥ que todos lo hagan fluidamente.
➥ y el diseño de la arquitectura organizacional.
...son los cimientos que sostendrán todo el edificio de las 5S.
Si los ejecutas bien, asegurarás la prosperidad del programa y contribuirás significativamente al éxito de tu negocio.
Entendido eso, ahora bajemos un poco más a tierra
LAS HERRAMIENTAS EXCLUSIVAS DE LA CUARTA S, ESTANDARIZAR
Para estandarizar se emplean herramientas que se comparten con otros pasos y herramientas que son de uso exclusivo en esta etapa del programa.
Algo ya adelanté de las primeras pero es útil, creo yo, antes de explayarme sobre ellas recordar cuáles son las que ya se utilizaron.
Ya han sido aplicadas en pasos anteriores, sobre todo en S2 sobre control visual, herramientas tales como: etiquetado y señalizado, delimitado de áreas, ordenamiento de cajones y tableros, empleo de códigos de colores para cañerías, sistemas a prueba de error poka yoke, etc.
Se usan previamente, sobre todo en S2, por cuestiones prácticas y de sentido común.
No es inteligente tener que esperar hasta la cuarta S para empezar con una incipiente estandarización que mejore el día a día en el puesto de trabajo.
Es decir, en los pasos previos se hacen estandarizaciones tentativas, las que finalmente se evalúan y validan en la cuarta S, incluyéndolas en instructivos y estándares.
Lo que inicialmente delimitaste de manera provisoria con una cinta, finalmente lo marcas con pintura si resultó ser el lugar acertado, por poner un ejemplo.
Y volviendo a las herramientas de uso exclusivo en 5S tenemos:
- Instructivos de limpieza, lubricación y apretado de pernos.
- Cronograma de limpiezas.
- Estándares de 5S.
- Procedimiento de 5S.
- Auditoría de 5S.
- Informe de Auditorías.
Instructivos de limpieza, lubricación y apretado de pernos.
Definen qué y cómo limpiar, ajustar y lubricar en el puesto de trabajo.
Pueden tomar el formato de un típico instructivo ISO9001 pero en lo personal prefiero recomendar, por cuestiones de practicidad, el empleo de la LUP del TPM.
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| Lección de Un Punto (LUP) de Limpeza 5S |
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| Lección de Un Punto (LUP) de Lubricación 5S |
Cronograma de limpiezas (Check List de Limpieza).
Con esta herramienta definirás las tareas de limpieza, los responsables y las fechas de realización.
Te facilitará seguir de cerca el cumplimiento de esas tareas y a los trabajadores les indicará claramente lo que deben hacer y cuándo tendrán que hacerlo.
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| En check list de limpieza se definen tareas, responsables y frecuencias. |
Algo similar deberás hacer para los puntos de lubricación y apretado de pernos.
Tendrás que publicar estos documentos en el puesto de trabajo, en un lugar de fácil visualización y acceso.
Estándares de 5S.
Hay dos clases principales de estándares:
- Los que explican cómo hacer las tareas de limpieza y lubricación, como mencioné más arriba. Aconsejo utilizar un formato de LUP (Lección de Un Punto), como en TPM.
- Los que muestran las condiciones deseables de orden y limpieza del puesto de trabajo, con fotos del lugar perfectamente limpio y ordenado como referencia.
Es importante que pongas estos recursos visuales en el puesto de trabajo, en un lugar visible para todos.
El empleado lo utilizará como material de consulta, para llevar adelante su trabajo, y el auditor auditará vs esas referencias.
Procedimiento de 5S.
En él estableces cómo se administrará todo el programa en general y cada componente en particular.
El procedimiento de 5S regulará el funcionamiento del comité de 5S, el equipo de auditores, los miembros de equipo y los facilitadores.
Es importante que luego de la debida capacitación, hagas llegar una copia controlada del procedimiento de 5S, ya sea impresa o electrónica, a cada uno de los involucrados en el programa de 5S.
Auditoría de 5S.
Será la herramienta que utilizarás en el siguiente paso, S5 Sostener, para medir la eficacia de implementación de las 5S, y para levantar las no conformidades que a criterio del auditor sean importantes abordar por parte del responsable del área.
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| Auditoria de cada una de las S |
Informe de Auditoría de 5S.
Muestra para la planta en general y para cada sub área en particular cómo encontró el auditor el nivel de cumplimiento de cada una de las “S”.
Tanto auditar como informar los resultados corresponden al próximo paso, S5, pero es propio de esta etapa el diseño y creación del formato de reporte con el que trabajarás.
En el siguiente ejemplo se ve el informe sólo para un sector auditado, pero es un formato perfectamente escalable y adaptable a tus gustos.
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| Medición de resultados de implementación de las 5S |
REFLEXIONES FINALES
Es bastante el trabajo "administrativo" que esta etapa demandará de tí para armar todas las herramientas de estandarización mencionadas en el artículo.
Pero no tienes opción ni atajos que tomar.
Si quieres realmente cimentar lo hecho hasta el momento y catapultarte hacia nuevas mejoras, necesariamente vas a tener que trabajar duro en el armado de esos documentos.
Recuerda siempre que, las tareas estandarizadas son el fundamento de la mejora continua, más allá de las 5S, y de la autonomía del empleado.
Pero bueno, ahora te toca a tí.
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Hasta pronto
Pablo
