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| 3 Mapas de proceso de Six Sigma para definir, medir y analizar en el ciclo DMAIC de mejora continua |
HERRAMIENTAS GRÁFICAS DE SIX SIGMA PARA MAPEAR PROCESOS
Para resolver un problema la metodología Six Sigma
se apoya en el ciclo de mejora DMAMC (definir | medir | analizar | mejorar |
controlar), en donde los mapas de proceso
tienen un rol protagónico.
Por ejemplo, para definir alcance del proyecto, eso es, proceso involucrado, fronteras, clientes, proveedores, entradas,
salidas y especificaciones, Six Sigma emplea un Mapa de Proceso de Nivel
Alto denominado Diagrama SIPOC.
Cuando queremos definir la estrategia a seguir para resolver un problema, y los hitos a cumplimentar, se recurre a un Mapa de Proceso Pensado.
Y cuando necesitamos acercar la lupa para tener una mirada más minuciosa del proceso, y así detectar posibles fuentes de variación, usa el Mapa de Proceso Detallado.
Esos son los 3 mapas esenciales de six sigma, los más profusamente utilizados por esta metodología para abordar la resolución de problemas.
DIAGRAMA SIPOP
Puedes encontrar información sobre este mapa pinchando aquí.Ese post lo he dedicado exclusivamente a este mapa de proceso de alto nivel.
MAPA DE PROCESO PENSADO (MPP)
Qué es y por qué deberías hacer un MPP
Si queremos que un proyecto Six Sigma llegue a buen puerto,
indudablemente debemos comenzar con una base sólida.
Esa base firme es el Mapa del Proceso Pensado, a veces denominado
TMAP por sus nombres en ingles.
Con él te aseguras que
ninguna pregunta sobre el proyecto o potencial problema quede afuera sin
considerar.
Un Mapa de Proceso Pensado es una representación
visual y ordenada de los pensamientos, ideas y preguntas del líder del
proyecto y miembros del equipo sobre el proceso que se estudiará.
El TMAP documenta la estrategia a seguir y los pasos a dar
durante el desarrollo del proyecto para resolver el problema.
Es una de las primeras herramientas empleadas al iniciar
cualquier proyecto Six Sigma o de mejora de procesos, de hecho se hace en
la etapa “definir”, para ayudar al equipo a progresar a través del camino
de mejora DMAMC.
Es un documento vivo, que cambiará a lo largo
del proyecto, y que por otra parte no tiene un formato establecido.
El Mapa de Proceso Pensado se usa para impulsar acciones específicas,
seleccionar las herramientas Six Sigma que se emplearán y sobre todo, es
una excelente herramienta para gerenciar el proyecto.
En todo momento nos indicará en qué parte del recorrido nos encontramos y
cuáles serán los próximos pasos a dar.
Elementos principales de un MPP
En un MPP por lo general trabajamos la siguiente información:
✔ Problema a resolver y objetivos.
✔ Áreas / partes específicas de un proceso a analizar
✔ Preguntas sobre
el proceso target.
✔ Lo que se sabe
y no se sabe sobre esas preguntas.
✔ Qué datos o
información se necesitarán.
✔ Posibles
barreras para alcanzar el objetivo del proyecto.
✔ Interconexiones
entre preguntas y herramientas Six Sigma a utilizar.
✔ Responsables y plazos para las ejecución de las actividades
seleccionadas.
Cómo hacer un MPP
Hay distintas maneras de hacerlo pero yo te aconsejo, me ha dado muy buen
resultado, seguir los siguientes 3 pasos:
❶ Definir los objetivos del proyecto.
❷ Enumerar lo que
se sabe y lo que no.
❸ Secuenciar y
vincular preguntas con herramientas six sigma a usar, responsables y
plazos.
Veamos esos pasos más en detalle.
❶ Definir objetivos del proyecto.
En realidad se define previamente, cuando se arma el
Cuadro del Proyecto, pero será importante que figure esta
información en el TMAP para que el equipo no pierda de vista el
norte.
❷ Enumerar lo que se sabe y lo que no.
Inicialmente será útil crear dos columnas: una para lo que el equipo sabe
y otra para lo que no sabe, respecto al proceso y la resolución del
problema planteado.
Puede sorprender cuánto se conoce del problema, pero aún más cuánto se desconoce.
La información puede incluir, métricas, tiempos, costos, problemas, posibles barreras, cuellos de botella, requisitos del cliente, productos, insumos, pasos del proceso, cantidades, ubicaciones, procedimientos, etc.
El rol de las preguntas que se hagan en este paso será clave.
No subestimar ninguna de ellas.
No hay preguntas tontas, sino tontos que no preguntan.
Para ello deberás fomentar la participación de todos los miembros del equipo y convertir el encuentro en una verdadera tormenta de ideas.
Luego de esa clasificación inicial en dos columnas, reordenar toda la información reunida conforme al ciclo DMAIC y continuar profundizando las preguntas teniendo en mente esas cinco categorías.
❶ Secuenciar y vincular preguntas con herramientas six sigma a usar, responsables y plazos.
Ahora todo se une y toma el formato final.Haz una secuencia de las preguntas reunidas debajo del enunciado del problema y objetivo, empezando por la primera etapa (definir) hasta la última (controlar).
Y por último correlaciona esas preguntas con herramientas six sigma y actividades, en respuesta a las preguntas planteadas.
También deberás agregar dos columnas más en donde definirás el responsable de la tarea y la fecha de vencimiento.
Una vez terminado, ya habrás definido la estrategia a seguir.
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Figura 1. Mapa de proceso pensado par definir la estrategia |
Dispones ahora de una excelente herramienta para gerenciar el proyecto y
ya estás en condiciones de avanzar a la etapa de “medir”.
La complejidad de cualquier TMAP dependerá de la complejidad del proceso, así como de la profundidad del análisis que se necesite.
El proceso puede ser muy simple o muy complejo lo importante es que, independientemente de ello, siempre podrá ser mapeado en detalle y, sobre todo, mejorado!
El Mapa de Proceso Detallado es una representación visual de las
actividades del proceso, que emplea símbolos y formatos estandarizados, en
dónde se enumera secuencialmente sus etapas, sus entradas y sus salidas
más importantes.
Usamos esta herramienta six sigma para “medir” el estado actual del
proceso bajo estudio y, una vez implementadas las mejoras, para documentar
el nuevo proceso resultante.
También será de utilidad en pasos posteriores, para identificar etapas que no agregan valor o entradas de alta criticidad, dado que facilita el entendimiento rápido del proceso por parte de todos.
Para ello será vital el correcto armado del equipo de trabajo y funcionamiento.
La complejidad de cualquier TMAP dependerá de la complejidad del proceso, así como de la profundidad del análisis que se necesite.
MAPA DE PROCESO DETALLADO (MPD)
Qué es y para qué sirve el MPD
Un proceso es una serie de actividades relacionadas que transforma un conjunto de entradas (inputs) en un conjunto específico de salidas (outputs).El proceso puede ser muy simple o muy complejo lo importante es que, independientemente de ello, siempre podrá ser mapeado en detalle y, sobre todo, mejorado!
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Figura 2. Proceso percibido, real y deseado |
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Figura 3. Simbología y elementos del mapa de proceso
detallado |
También será de utilidad en pasos posteriores, para identificar etapas que no agregan valor o entradas de alta criticidad, dado que facilita el entendimiento rápido del proceso por parte de todos.
Por otra parte debes tener presente que el proceso es un elemento vivo,
va modificándose conforme se generan mejoras o cambios, por tal motivo el
Mapa de Proceso Detallado debe acompañar esos cambios a través de
actualizaciones regulares.
Preliminares del MPD
El armado de este mapa requerirá la identificación de las etapas
relevantes del proceso, las entradas para cada una de esas etapas y las
salidas que cada etapa produce.
Para ello será vital el correcto armado del equipo de trabajo y funcionamiento.
👉 Equipo de trabajo.
Te aconsejo que estén presentes en el equipo los siguientes actores:
☑ Dueño de proceso.
☑ Líder del
proyecto (puede ser el dueño del proceso).
☑ Expertos.
☑ Clientes.
☑ Proveedores.
👉 Metodología
El líder deberá generar un clima de respeto para fomentar la participación efectiva de todos, y se apoyará en las siguientes herramientas y recursos:
☑ Tormenta de
ideas.
☑ Manuales.
☑ Especificaciones.
☑ Experiencia de
expertos.
☑ Las 6 M (mano
de obra, materiales, máquina, métodos, mediciones y medio ambiente).
☑ “Caminar el
proceso” (observaciones, reuniones en planta, videos).
☑ Notas
autoadhesivas.
Ten en cuenta que armar un mapa de proceso detallado, sí o sí, es una
actividad de equipo, que lleva una buena cantidad de tiempo (no menor a
4 hs).
Deberás reservar un espacio en la agenda, tanto la propia como la
de los empleados, lo suficientemente generoso como para disponer del
tiempo de calidad necesario.
5 Pasos para crear un MPD
❶ Enuncia el proceso e identifica todas sus etapas actuales, empezando por el nivel más alto y luego profundiza tanto como lo requiera el análisis.❷ Lista las salidas claves en cada paso.
❸ Lista y clasifica las entradas claves para cada etapa.
❹ Agrega especificaciones y objetivos para las entradas críticas y
controlables
❺
Siempre que sea posible agrega información adicional para cada etapa del
proceso.
Identificar pasos del actual proceso.
Mediante el uso de notas autoadhesivas deberás plasmar en una pizarra, superficie vidriada o directamente la pared, lo que vaya surgiendo en la tormenta de ideas sobre las etapas del proceso.Para ello ten presente la simbología que en la figura 2 se describió.
Incluye todos los pasos, incluso los que no agregan valor, de modo de poner en evidencia la “fábrica escondida” que siempre hay en una planta industrial.
Frecuentemente esa “fabrica escondida” se relaciona con arreglar una salida que no pasa la inspección inicial, lo cual es un re-trabajo.
Estas “fábricas escondidas” consumen espacio, tiempo, materiales, mano de obra, en definitiva costos extras, que conspiran contra la competitividad de la empresa y es por ello que deben estar dentro del mapa de proceso detallado.
Te aconsejo ir al gemba, “caminar el proceso”, observar detenidamente, conversar con los operarios, y si hiciera falta realizar un video.
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Figura 4. Descripción secuencial de las etapas del proceso. |
Lista las salidas claves en cada paso.
La pregunta a responderse es:¿Qué produce la etapa del proceso analizada luego de usar, consumir o transformar las entradas?
Para definir las salidas (las Y´s) de cada etapa el equipo deberá guiarse por las 6M.
Vale decir, y a modo de ejemplo, una salida puede ser una metodología de trabajo, un material semielaborado, una persona entrenada, un tiempo de entrega preestablecido, una alteración o daño en el medio ambiente o un equipo ajustado listo para el próximo paso. No solo las salidas son los productos o servicios esperados, también son las cosas indeseadas, como por ejemplo el scrap o información de apoyo, como objetivo, especificaciones, etc
Siempre que sea necesario deberás agregarla a la salida.
La inclusión de esa información o no, dependerá del tipo de análisis que estes haciendo, el que dependerá del problema que quieras resolver.
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Figura 5. Salidas para cada etapa del mapa de proceso detallado |
Lista y clasifica las entradas claves para cada etapa.
Aquí la pregunta a responderse es:¿Qué entrada necesita “consumir” una etapa del proceso considerada para producir la salida deseada?
Al igual que el punto anterior esta información deberá salir de una tormenta de ideas realizada con los miembros del equipo.
Aconsejo también emplear el modelo de las 6M para ordenar la discusión y las entradas (las X´s) que vayan surgiendo.
Una vez listadas las entradas principales (desde el punto de vista de la/s salida/s) de todas las etapas del proceso, deberás clasificarlas junto al equipo.
Los criterios que deberás seguir son los siguientes:
Entrada controlable: Parámetro de entrada que puede ser manipulado
y que afecta a los parámetros de salida.
Procedimientos Estándar de Operación o SOP en ingles (Standard
Operating Procedures):
Entradas que son instrucciones que describen cómo llevar a cabo un
trabajo, como ser operar, mantener o controlar un proceso.
Ruido: Parámetro de entrada, que afecta a los parámetros de
salida, pero que no puede ser manipulado, o en todo caso es difícil o
demasiado costoso de controlar.
Críticos: Parámetros de entrada que tienen afectan
significativamente a los parámetros de salida.
Cualquier entrada Controlable, SOP o Ruido puede también ser
clasificada como Crítica
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Figura 6. Entradas de las etapas del proceso y su clasificación |
Luego será ratificado o rectificado, avanzado el proyecto, cuando se haga el FMEA (Análisis de Modos de Falla y Defectos) o incluso cuando se realice un Diseño de Experimento (DOE), para el caso que hiciera falta hacerlo.
Agrega especificaciones y objetivos para las entradas críticas y controlables.
Si la entrada es un insumo productivo colocar la marca del fabricante y el modelo es aconsejable.Si la entrada es un material semieleborado proveniente de otra etapa del proceso, o incluso de otro proceso, el ritmo de suministro o la cantidad puede llegar a ser un objetivo a colocar junto a la entrada en el mapa de proceso.
Siempre que sea posible agrega información adicional para cada etapa del proceso.
Toda vez que esté disponible y aporte valor a la comprensión del problema, agrega cualquier otro dato que sea relevante para la etapa del proceso estudiado o para el proceso en general, como ser:📌 Rendimiento/eficiencia de cada etapa del proceso.
📌 Tiempos
empleados en cada una de las etapas, scrap, tiempos de parada, etc.
📌 Especificaciones de cliente, costos de cada paso, cantidad de defectos
(DPU).
Dará lugar y soporte a una variada gama de herramientas que la metodología Six Sigma dispone para seguir avanzando en el proyecto.
Cómo seguimos después del MPD
El Mapa de Procesos es la base del ciclo de mejora continua.Dará lugar y soporte a una variada gama de herramientas que la metodología Six Sigma dispone para seguir avanzando en el proyecto.
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Figura 7. Luego del mapa de porceso detallado, qué sigue? |
Mapa de Proceso Detallado: Recomendaciones finales
Una vez finalizado el armado del mapa y a modo de check list final, es de
utilidad que el equipo se responda las siguientes preguntas:
Espero haya aportado valor y te haya servido.
Bueno ahora te toca a tí.
¿Tienes inquietudes, interrogantes, pedidos de temáticas o incluso correcciones de cosas que se me hayan pasado?
No lo dudes, hazme un comentario, me encantaría leerte y corresponderte.
Escribo para ayudar, siento la necesidad de compartir lo adquirido durante años de industria, pero también quiero aprender a hacerlo cada vez mejor.
Si deseas saber más de mí, te invito a contactar en LinkedIn, o si prefieres otra vía puedes escribirme a kaizenizar@gmail.com
Que tengas una buena semana. Hasta pronto!
Pablo
- ¿Son necesarias todas las etapas?
- ¿Podrían realizarse en otro orden o de otra manera?
- ¿Dónde está la fábrica escondida?
- ¿Se ha construido el Mapa de Proceso con el suficiente grado de detalle para encontrar la/s causa/s raiz del problema?
- ¿Hemos “caminado el proceso” lo suficiente como para entenderlo y validarlo en el piso?
Espero haya aportado valor y te haya servido.
Bueno ahora te toca a tí.
¿Tienes inquietudes, interrogantes, pedidos de temáticas o incluso correcciones de cosas que se me hayan pasado?
No lo dudes, hazme un comentario, me encantaría leerte y corresponderte.
Escribo para ayudar, siento la necesidad de compartir lo adquirido durante años de industria, pero también quiero aprender a hacerlo cada vez mejor.
Si deseas saber más de mí, te invito a contactar en LinkedIn, o si prefieres otra vía puedes escribirme a kaizenizar@gmail.com
Que tengas una buena semana. Hasta pronto!
Pablo
