¿TPM? SÍ, POR SUPUESTO, PERO CUÁNDO IMPLEMENTARLO.

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TPM, Mantenimiento Productivo Total: qué deberías saber antes de empezar a implementarlo

TODO LO QUE NECESITAS SABER ANTES DE IMPLEMENTAR TPM

El Mantenimiento Productivo Total (TPM), una poderosa herramienta derivada del Sistema de Producción de Toyota (TPS) o Lean Manufacturing segun la adaptación del termino a Occidente, tiene como objetivo principal prevenir las interrupciones imprevistas de las máquinas y equipos.

QUÉ ES EL TPM: UN POCO DE HISTORIA

Esta herramienta de Lean Manufacturing nació en empresas de manufactura y ensamble con la misión principal de sustentar la producción Just In Time (JIT) o Justo a Tiempo, como prefieras decirlo.

Puesto que sin procesos y equipos estables, predecibles, hubiese sido imposible generar el flujo pieza a pieza necesario para sostener una producción JIT.

Los inicios de TPM han sido en la industria automotriz de Japón, allá por los años ´70, y desde entonces ha tenido gran evolución y aceptación en todo tipo de industrias de todo el mundo. 

Originalmente las actividades de TPM se circunscribieron a los departamentos directamente relacionados con los equipos y máquinas (concretamente producción y mantenimiento), pero con el tiempo ha ido incorporando las áreas de soporte hasta abarcar, en sus estadios avanzados de implementación, la totalidad de la organización.

Como su nombre bien lo sugiere, Mantenimiento Productivo Total, es una forma especial de mantenimiento productivo que involucra a TODOS los empleados de la empresa.

Como estrategia de implementación el TPM se despliega alrededor de una serie de tividades, en total OCHO, comúnmente conocidas como LOS 8 PILARES DEL TPM, cuyo énfasis está puesto en:

  1. Crear una organización que maximice la eficiencia global.

  2. Involucrar en el proyecto de implantación de TPM a todos los departamentos, y a todo el personal, desde la alta dirección hasta el último de los operarios de planta.

  3. Enfocar decididamente las acciones hacia las «cero-pérdidas» apoyándose para ello en las actividades de los pequeños grupos.


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Figura 1: estructura organizacional del TPM

POR QUÉ ES TAN POPULAR EL TPM

Su popularidad se debe a que genera drásticas mejoras de los resultados del negocio en aquellas empresas que lo implementan exitosamente.

Transforma radicalmente los lugares de trabajo y eleva significativamente el nivel de conocimiento y compromiso de todo el personal, en especial de los trabajadores de Producción y Mantenimiento.
 
Las empresas que hacen TPM logran resultados sobresalientes en:

☑ Reducir las averías de los equipos.
Minimizar los tiempos en vacio y pequeñas paradas.
Bajar los defectos y reclamos de calidad.
Reducir los costos de personal.
Reducir los niveles de inventario.
Minimizar los incidentes de seguridad y polución.
Aumentar la moral de la gente.

👉 Y consecuentemente con lo anterior, elevar significativamente la productividad de la empresa.

Una planta sucia, ineficiente, insegura e incapaz de satisfacer a los clientes, se convierte en un entorno de trabajo agradable, seguro, confiable, productivo y sobre todo, enfocado en el cliente.
 
La planta pasa a ser un lugar digno de ser mostrado, lo cual incluso puede aprovecharse en el marco de una buena estrategia de mkt corporativo.
 
Y como si eso fuera poco, como diría un buen vendedor ambulante, el TPM es una de las mejores herramientas que un Gerente, Director o Dueño tiene a su disposición para capacitar al personal, generar conocimiento, desarrollar sentimiento de pertenencia, alinear a toda la organización detrás de los objetivos del negocio, moldear el ADN de la organización en la dirección correcta, y en definitiva, generar un plus ganador respecto a la competencia.

PERO…¿CUÁNDO IMPLEMENTAR TPM?

Hasta aquí todo perfecto y créeme, no he exagerado nada respecto a las bondades de TPM.
 
Es una herramienta única que puede llevar a la empresa a la tierra prometida de la Excelencia Operacional.

Pero nada de eso es gratis, ni mucho menos, fácil de alcanzar.
 
Si ya estas pensando en implementarlo o proponerlo a los directivos, en hora buena, pero ojo! hay cosas muy importantes que aun no te dije que debes tener presente.
 
Quiero y me gusta compartir conocimientos, pero también me interesa asesorarte bien para evitarte futuros dolores de cabeza.
 
Puede que el paraíso que promete TPM te haya deslumbrado, ¡cómo evitarlo! y en consecuencia ya estés decidiendo embarcarte en ese recorrido, sin más que tu convencimiento y determinación.
 
Grave error...
 
La recompensa es tan grande como el esfuerzo, de todo tipo, que demandará de la empresa y de quién lidere el programa.

Y es aquí donde debes prestar mucha atención a las condiciones preliminares que van asociadas a una implementación de TPM.
 
No sólo uno tiene que estar preparado para este enorme desafío, la organización en su conjunto,y en especial los altos mandos, también lo deben estar antes de iniciar este camino.
 
Por ello, y para evitar tener que transitar por una traumática y costosa experiencia, es que debes prestar especial atención a las CONDICIONES DE PARTIDA que se tienen que dar en la empresa antes de iniciar el recorrido de TPM.
 
Para empezar los líderes máximos deberán hacer un profundo ejercicio de introspección ya que requerirá de ellos un enorme esfuerzo y coherencia, es decir:
 
  • Convencimiento profundo de la necesidad estratégica de TPM.
  • Conocimiento idóneo de la herramienta, sobre todo de los alcances y la demanda de recursos.
  • Compromiso innegociable con la implementación.
  • Asignación de los recursos necesarios sin titubeos.
  • Liderazgo, en lo discursivo y en los hechos.

El impulso motor debe ir de "la cabeza a los pies", nunca al revés ni mucho menos de manera transversal. 

La dirección debe tomar la firme decisión de adoptar la herramienta, gestionando diariamente a través del sistema de gestión de TPM y evitando que la misma se vuelva algo secundario o adicional a lo preexistente.
 
Y acá quiero detenerme en lo que resalté sobre la asignación de recursos. 
 
TPM consumirá importante cantidad de recursos, sobre todo en las primeras etapas de implementación, cuando haya que sembrar.
 
Por ejemplo, inicialmente el personal "recoge el guante", asume el compromiso con alta motivación y como resultado de ello comienzan a aflorar en grandes cantidades las anormalidades que han estado ocultas durante años.
 
Resolverlas en tiempo y forma es vital para mejorar el status quo, pero fundamentalmente para que no decaiga el impulso inicial y sobre todo se retroalimente.
 
Pero la capacidad de respuesta del personal de mantenimiento en la mayoría de los casos se va a ver superada ampliamente y es ahí una de las primeras puebas de fuego del compromiso de la alta dirección con el programa.
 
Será mandatorio habilitar recursos adicionales (hs extras, contratación temporaria de personal, tercerizado de tareas, compras de equipos, repuestos, etc) para dar respuesta a los numerosos pedidos de reparaciones y modificaciones que surjan, hasta que baje esa demanda extraordinaria inicial.
 
Muchos programas fracasan aquí, en este punto.
 
Los directivos deberán ser plenamente conscientes de esos requerimientos y por lo tanto consecuentes con sus actos, ya que de lo contrario las malas señales, tarde o temprano terminarán condenando al fracaso al programa.
 
Ahora bien, si luego de evaluados a conciencia los cinco puntos de arriba, ustedes, directivos de la organización aún consideran que estan a la altura de la circunstancias, será señal entonces que la empresa está en condiciones de afrontar una implementación de TPM con buenas probabilidades de éxito.
 
Ha llegado el tiempo de TPM...

CÓMO SE IMPLEMENTA EL TPM

La implementación de TPM es larga y compleja, pero se la puede resumir en 4 FASES bien marcadas, con distintas actividades en cada una de ellas denominadas PASOS, en total 12 PASOS, y todo ello soportado en los 8 Pilares del TPM.

  • FASES Y PASOS (4 y 12)

FASE I: Preparación - Pasos 1-5

FASE II: Introducción - Paso 6

FASE III: Implementación - Pasos 7-11

FASE IV: Consolidación - Paso 12

  • PILARES (8)

Mantenimiento Autónomo (MA)

Mantenimiento Planificado (MP)

Mejora Enfocada (ME)

Capacitación (PC)

Gestión Temprana de Equipos (GT)

Mantenimiento de Calidad (MC)

Mantenimiento de Seguridad y Medio Ambiente (MS)

Departamente de Administración (PA)

👉 FASE I: Preparación (Pasos 1 - 5)

Paso 1. Anuncio. ¿Qué se va a hacer y por qué?

Paso 2. Capacitación introductoria

Paso 3. Creación de un Ente de Promoción del TPM multinivel

Paso 4. Establecer Política y Objetivos de TPM (misión y visión)

Paso 5. Diseñar un Plan Maestro de TPM

Esta etapa se inicia con el Anuncio de la Alta Dirección de su decisión de introducir TPM en la organización y concluye con el Master Plan de Implementación, el cual en promedio puede tener unos 5 años de horizonte.
 
La alta Dirección formalmente comunicará a todos los empleados su decisión de empezar un programa de TPM, y además brindará información sobre los alcances de la herramienta, los plazos y el por qué es una prioridad estratégica para el negocio.
 
A la salida del evento los empleados deberán comprender de qué se trata TPM, qué se logrará con él, cuál es su necesidad estratégica para la compañía, qué se demandará de ellos, y sobre todo, deberán captar la determinación y firmeza de la alta Dirección para llevar a buen puerto el programa de TPM.
 
El Master Plan contemplará en una línea de tiempo la implementación de los distintos Pasos, agrupados dentro de cada Fase, para cada uno de los 8 Pilares enumerados más arriba.

Cabe aclarar que el orden en el que enumeré anteriormente cada Pilar no es aleatorio, más bien responde al momento particular de su implementación dentro de la planificación que por lo general se recomienda seguir.

👉 FASE II: Introducción (Paso 6)

Paso 6. Kick off.

Una vez revisado minuciosamente el Master Plan y aprobado, se hace el inicio efectivo del programa a través de una Reunión de Lanzamiento en donde se convoca a empleados, proveedores y clientes de ser posible, con el fin de asumir públicamente el compromiso y cultivar una atmósfera que eleve la moral, el compromiso e inspire a dar lo mejor de sí.

👉 FASE III: Implantación (Pasos 7 - 11)

Paso 7. Crear una organización corporativa para maximizar la eficiencia de la producción.

7.1 Implementar programa de Mantenimiento Autónomo (MA).

7.2 Implementar programa de Mantenimiento Planificado (MP).

7.3 Realizar actividades centradas en la mejora, Pilar de Mejora Enfocada (ME).

7.4 Capacitar para hacer de manera correcta el mantenimiento y la operación de los equipos, Pilar de Capacitación (PC).

Paso 8. Implementar Pilar de Mantenimiento de Seguridad y Medioambiente, (MS).

Paso 9. Implementar programa de Gestión Temprana de Equipos y Productos (GT).

Paso 10. Implementar programa de Mantenimiento de Calidad (MC).

Paso 11. Implementar un sistema de apoyo eficaz al TPM en departamentos indirectos, Pilar Administrativo (PA).

👉 FASE IV: Consolidación (Paso 12)

Paso 12. Retroalimentar el sistema con los aprendizajes obtenidos,  afianzar los niveles logrados y redefinir nuevos objetivos.

EN QUÉ CONSISTE CADA PILAR DE TPM

❶ MANTENIMIENTO AUTÓNOMO (MA)

Líder natural: Jefe/a de Producción.

Podrá iniciarse al principio o en simultáneo con el Pilar de Mejora Enfocada, lo que dependerá de la empresa.

Resumidamente el MANTENIMIENTO AUTÓNOMO es el mantenimiento de equipos llevado a cabo por personal de producción, y sus objetivos principales son:

✔ Llevar el equipo a su condición básica y sostenerlo a través de su restauración y una gestión apropiada.
Evitar el deterioro a través de una operación correcta y chequeos diarios. Utilizar el equipo como medio para enseñar nuevos modos de pensar y trabajar.

Las claves para una implementación exitosa son la profundidad, la continuidad y la integración con otras actividades, principalmente con MP y ME.

Para que esas relaciones comiencen a transitar caminos de mejora, el departamento de producción deberá abandonar la mentalidad “yo opero, tú reparas”, y asumir la responsabilidad del equipo y la de evitar su deterioro.

Por otra parte, el departamento de mantenimiento deberá descartar la idea de que su trabajo es simplemente hacer reparaciones, y sólo ese departamento estará en condiciones de hacerlas. En su lugar deberá concentrarse en medir y restaurar el deterioro de modo que los operarios puedan usar el equipo con confianza y eficacia.

Ambos departamentos mantendrán sus funciones tradicionales, pero tendrán que derribar las barreras entre ellos a través de la mutua confianza y apoyo, con el fin de integrar esfuerzos, hasta que sean las dos caras de una misma moneda.

Ese es el único camino para crear un lugar de trabajo libre de fallos.

La implementación del pilar de MA lleva una serie de 7 pasos, los que deberán respetarse estrictamente, para lo cual se apela a auditorías cruzadas para corroborar que un paso haya sido cumplido fehacientemente antes de pasar al siguiente.

❷ MEJORA ENFOCADA (ME)

Líder natural: Ingeniero/a de Procesos.

El pilar de MA generará grandes beneficios, de hecho es el centro neurálgico del programa, pero esos resultados se darán más en el mediano plazo que en el corto por tratarse de una actividad de paciencia, sudor y disciplina.

En ese sentido la razón de ser del PILAR DE MEJORA ENFOCADA tiene que ver con dos propósitos: generar un rápido golpe de efecto (resultados positivos en los indicadores), y remover las barreras (problemas) que surgan, que conspiren conta la implementación del MA.

El objetivo principal de la MEJORA ENFOCADA es minimizar las pérdidas y ayudar a MA en aquellos problemas que están fuera de su alcance.

Pilar_de_Mejora_Enfocada
Figura 2: Pilar de Mejora Enfocada del TPM

La metodología de trabajo es través de equipos multidisciplinarios y apunta a dar rápida respuesta a problemas concretos.
 
Esos problemas, podrán estar centrados en los equipos, los procesos, el layout, los flujos de trabajo, materiales o información, o en los procedimientos operativos.

❸ MANTENIMIENTO PLANIFICADO (MP)

Líder natural: Jefe/a de mantenimiento.

El objetivo del MANTENIMIENTO PLANIFICADO es el de eliminar los problemas del equipamiento a través de acciones de mejora, prevención y predicción.
 
Para lograrlo serán indispensables las bases de información, la obtención de conocimiento a partir de los datos, capacidad de programación de recursos, gestión de tecnologías de mantenimiento y poder de motivación y coordinación del equipo humano encargado de estas actividades.
 
Una coasa importantísima que se necesitará implementar serán los historiales (historia clínica) de los equipos para profundizar y construir su conocimiento, y así disponer de los antecedentes indispensables para efectuar los diagnósticos.
 
Este Pilar se apoya en dos actividades fundamentales: El mantenimiento preventivo y el mantenimiento predictivo.

  • Mantenimiento Preventivo: es el mantenimiento de los equipos basado en el tiempo (horas máquina). Las actividades se hacen en los equipos, en estado de máquina parada, sobre la base del tiempo definido y/o el uso de intervalos de tiempo con el objeto de prevenir y evitar que se produzcan averías sorpresivas en los mismos. 
Esta actividad se plasma en un documento denominado Programa de 
Mantenimiento Preventivo.

  • Mantenimiento Predictivo: a diferencia del caso anterior que se basa en una frecuencia de las tareas, este tipo de mantenimiento gira en torno a metodologías especiales para el mantenimiento de los equipos.
Las actividades se realizan con equipos basados en indicadores visibles o en técnicas de diagnóstico para prevenir la aparición de averías en los equipos.
 
Ejemplos de esos equipos son aquellos que efectúan:
Análisis de vibraciones Mediciones con láser Ultrasonido Termografía Análisis de lubricantes
Un párrafo aparte para la ciencia de datos ya que en este punto los algoritmos de machine learning tienen mucho que aportar al mantenimiento predictivo, pero ese interesantísimo tema seguramente será material para otro post.  
 
Toda la información se organiza en el denominado Programa de Mantenimiento Preventivo.

❹ MANTENIMIENTO DE SEGURIDAD Y MEDIOAMBIENTE (MS)

Líder natural: Responsable de EHS.

El objetivo máximo de este pilar de MANTENIMIENTO DE SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE es el cero accidente y cero polución.
 
El número de accidentes crece potencialmente en proporción al número de pequeñas paradas, por ese motivo el desarrollo del Mantenimiento Autónomo y una efectiva implementación de las 5S son la base de la seguridad.
 
La gestión de la seguridad y el entorno es una actividad clave en cualquier programa de TPM que debe recorrer lateralmente a todos los otros pilares.
 
La estrategia para construir un entorno de trabajo seguro y agradable se basa en: 
 
Establecer los requerimientos de seguridad con foco, no solo en los primeros tres pasos del MA, sino también en las actividades del resto de los pilares, ya que los accidentes pueden producirse en todas las áreas.
 
Desarrollar personas competentes en equipos, procesos y detección de riesgos, lo cual aplica tanto al ámbito de producción como al resto de los pilares.
 
La formación en habilidades de percepción es la base de la identificación de riesgos, ya que el personal formado profundamente en el equipo y su entorno asume mayor responsabilidad por su salud, por su seguridad y por la seguridad de sus compañeros.

❺ MANTENIMIENTO DE CALIDAD (MC)

Líder natural: Jefe/a de Calidad.

Esta clase de mantenimiento tiene como propósito mejorar la calidad del producto reduciendo la variabilidad, mediante el control de las condiciones de los componentes y condiciones del equipo que tienen directo impacto en las características de calidad del producto.
 
Frecuentemente se entiende en el entorno industrial que los equipos producen problemas cuando fallan y se detienen, sin embargo, se pueden presentar averías que no detienen el funcionamiento del equipo pero producen pérdidas debido al cambio de las características de calidad del producto final.
 
El mantenimiento de calidad es una clase de mantenimiento preventivo orientado al cuidado de las condiciones partida del proceso (6Ms) de modo tal que aseguren el producto resultante.

❻ PILAR DE CAPACITACION (PC).

Líder natural: Responsable de Mejora Continua o Ingeniero/a de Procesos.

La mejora de las destrezas y saberes de los trabajadores no solo inciden positivamente en la eficiencia de la empresa, sino que también aumenta la motivación de las personas y su orgullo por el trabajo.
 
El PILAR DE CAPACITACION busca diseñar sistemas de formación y entrenamiento orientados a maximizar el potencial de cada empleado en la dirección de los objetivos estratégicos de la organización.
 
En TPM hay dos conceptos básicos de formación, el entrenamiento en el puesto de trabajo y el auto-desarrollo, para lo cual se deberán generar las condiciones necesarias para que éste se dé.
 
Por supuesto la formación fuera del ámbito laboral también tiene su importancia.
 
La acumulación sistemática de formación, experiencia e información permite a las personas diagnosticar y proceder de manera acertada.
 
Este pilar brinda soporte especialmente a MA y MP conforme se va avanzando en el despliegue del programa, pero ese servicio no debería ser exclusividad de esos pilares, toda la organización debería ser abarcada por el Pilar de Capacitación.
 
Una herramienta gráfica simple pero muy poderosa que por lo general utiliza este pilar es la LUP (lección de un punto), la cual sirve para estandarizar tareas pero también para capacitar de una manera comprensible y eficaz.

❼ PILAR DE GESTION TEMPRANA (GT).

Líder natural: Jefe de Ingeniería.

En lo que respecta a este pilar el TPM despliega una serie de actividades para reducir significativamente el plazo desde el desarrollo inicial a la producción en gran escala, y lograr un arranque vertical (rápido, libre de dificultades y correcto desde el inicio).
 
Este razonamiento aplica tanto a nuevos productos como a nuevos equipos.
 
En los equipos este pilar intenta asegurar que el nuevo medio de producción sea fácil de usar y mantener, que sea altamente fiable y que disponga de una óptima ingeniería que asegure la operación en condiciones aceptables de calidad y seguridad.
 
Respecto a los nuevos productos el sistema de gestión temprana sigue pasos que permiten recoger la información indispensable que justifique la necesidad de un nuevo producto y además facilitará su traducción en especificaciones básicas para el desarrollo.
 
Luego se evalúan factores tales como el producto (precio, mercado, novedad, ciclo de vida, rentabilidad, etc.), la capacidad de desarrollo de la empresa (tecnología, procesos, etc), el personal disponible, el encuadre con la política de la empresa y sus posibilidades de evolución.
 
Con toda esa información debidamente procesada se generan los primeros prototipos con el foco puesto en:
Ajuste con lo estrictamente demandado por el mercado.
Fabricabilidad en condiciones óptimas de calidad y seguridad.
Retroalimentar el proceso con datos de las primeras pruebas para minimizar plazos y riesgos.
Una herramienta analítica de suma utilidad en este pilar es el FMEA.

❽ PILAR ADMINISTRATIVO (PA).

Líder natural: Jefe/a de Administración.

Las actividades de TPM de estos departamentos administrativos y de apoyo no involucran al personal de producción.
 
Esas actividades se deben enfocar en incrementar la productividad del departamento, documentando sus procesos administrativos y reduciendo desperdicios y pérdidas, sobre todo en aquellos procesos que dan apoyo a producción.
 
Son ejemplos de esos departamentos planificación, desarrollo, ingeniería y administración, recursos humanos.
 
Estas áreas se especializan en procesar información, aconsejar y ayudar a otros departamentos a llevar a cabo su tarea de manera correcta, es decir no agregan valor directamente, pero sí contribuyen a que otros lo hagan y reduzcan costos.
 
Para ordenar su actividad detrás de esos objetivos TPM, los departamentos de apoyo deberán definir su misión contestando las siguientes preguntas:
¿Cómo podemos apoyar las actividades de TPM en el departamento de producción y mantenimiento?

¿Qué debemos hacer para maximizar nuestra propia eficiencia?


CONCLUSIÓN FINAL

He tenido experiencia de implementaciones exitosas y otras no tanto en empresas en las que trabajé.
 
El rasgo distintivo entre una y otra han sido las condiciones de partida.
 
En el caso de exito, la empresa ya venía desde hace tiempo preparando el desembarco de TPM, por lo que su implementación ha sido una parte natural de su evolución.
 
Pero en el otro caso, la decisión pasó exclusivamente por un deslumbramiento de lo que TPM tenía por ofrecer, sin evaluar detenidamente las condiciones de partida de la pyme.
 
Es evidente que TPM será una excelente herramienta para ganar competitividad en el mercado, pero antes de lanzarte a la aventura la organización y en especial sus líderes deberán tener bien presente qué representa esta herramienta, que alcances tiene y, sobre todo, qué esfuerzos y compromisos deberán hacer para lograr una implementación exitosa.
 
Será mucho el trabajo previo que se tendrá que hacer para adaptar el "mindest corporativo" a las condiciones de partida que el TPM requerirá.
 
Una buena estrategia sería comenzar con la introducción de un programa integral de 5S en toda la organización para ir preparando el terreno.
Bueno estimado lector, hasta acá llegamos.
Me propuse darte claridad sobre qué es TPM y qué puede hacer por una pyme, pero, fundamentalmente aconsejarte para que se tome real dimensión de la herramienta y sobre todo sus requerimientos, antes de que sea demasiado tarde, espero haberlo logrado.

Ahora te toca a ti.

¿Te quedaron inquietudes, sugerencias, preguntas, opiniones, pedidos de temáticas o incluso correcciones de cosas que se me hayan pasado?

No lo dudes y envíame un comentario, me encantaría leerte y corresponderte.

Escribo para ayudar a mejorar, sobre todo a aquellas pequeñas pymes sin departamentos de mejora continua, y me encanta hacerlo, pero también quiero aprender a hacerlo cada vez mejor.

Si deseas saber más de mí, te invito a contactar en LinkedIn o si lo prefieres, podrás escribirme a: kaizenizar@gmail.com

Que tengas una buena semana. Hasta pronto!

Pablo
 
Bibliografía recomendada: TPM en Industrias de Proceso, editado por Tokutaro Suzuki y originalmente publicado por el Japan Institute of Plant Maintenance

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