Con el tiempo, esto genera una sensación muy conocida para quienes trabajan con esta metodología. Se invierte esfuerzo en gestionar no conformidades 5S, pero resulta difícil entender con claridad cómo fluye cada caso, cuánto tiempo permanece detenido o dónde se están produciendo los mayores desvíos y cuellos de botella.

En esta instancia, la metodología 5S —tan simple en su concepción como poderosa en sus resultados— puede dar un gran salto cuando se combina con herramientas digitales basadas en Process Mining e inteligencia artificial.

Del papel a la inteligencia de procesos en 5S. Cómo el Process Mining potencia a la Mejora Continua

En este artículo te comparto mis primeras experiencias usando Celonis, una plataforma líder en minería de procesos e IA, aplicada a un caso real: la Gestión de Anormalidades 5S.

A lo largo del post voy a mostrarte cómo la digitalización transforma simples registros en planillas excel, en información valiosa para la toma de decisiones, y también voy a darte mi punto de vista sobre cuál podría ser tu recorrido, desde el papel a una transformación digital total. 

1. PROCESS MINING COMO HERRAMIENTA PARA ENTENDER PROCESOS REALES

Process Mining es una disciplina que permite analizar procesos a partir de los datos o registros que dejan los sistemas durante su ejecución. A diferencia de los diagramas o mapas de procesos tradicionales o de los procedimientos documentados, no describe cómo debería funcionar un proceso, sino cómo realmente ocurrió, caso por caso.

En términos simples, el Process Mining reconstruye el recorrido completo de un proceso a partir de eventos. Cada evento representa una actividad que ocurrió en un momento determinado y está asociado a un caso específico, como puede ser una orden, un reclamo o, en este caso, una anormalidad de 5S.

Cuando se dispone de esta información, es posible visualizar el proceso real, identificar caminos alternativos, retrabajos, bucles y desvíos respecto del flujo esperado.

En la gestión de anormalidades 5S, esto se traduce, por ejemplo, en casos que vuelven a una etapa de re-trabajo después de haber sido rechazada la implementación, o en anormalidades que permanecen largos períodos sin avance visible. Este enfoque permite pasar de opiniones o percepciones a evidencia concreta sobre cómo se comporta el proceso en la práctica.

En procesos como la gestión de anormalidades 5S, donde suele haber registros dispersos y seguimiento manual, Process Mining ofrece una forma estructurada de responder preguntas que normalmente quedan sin una respuesta clara.

2. MÁS ALLÁ DEL EXCEL EN LA GESTIÓN DE ANORMALIDADES 5S

En muchos entornos industriales, la gestión de anormalidades 5S se apoya en herramientas simples como planillas de Excel. En ellas se registran los desvíos detectados, se asignan responsables y se intenta hacer un seguimiento hasta su cierre.

Este enfoque suele ser suficiente para llevar un control básico, pero presenta una limitación importante: permite ver una foto, un dato concreto, pero no el proceso tal como fluye en la práctica. Las planillas muestran listados de anormalidades, estados y fechas, pero no ayudan a entender con claridad cómo transcurre cada caso a lo largo del tiempo.

Preguntas como cuánto tiempo permanece una anormalidad en espera, en qué etapa se generan los mayores retrasos o cuántas veces un caso vuelve a una etapa anterior suelen requerir análisis manuales, cruces complejos o directamente quedan sin respuesta.

No se trata de un problema de la herramienta, sino del enfoque. Cuando el análisis se centra solo en registros estáticos, se pierde la posibilidad de observar el comportamiento dinámico del proceso. Y es precisamente ahí donde suelen esconderse las principales oportunidades de mejora, que solo se vuelven visibles cuando el proceso puede analizarse a partir de sus eventos y no solo de sus listados.

3. CELONIS: LA HERRAMIENTA POR EXCELENCIA DE PROCESS MINING

Para llevar a la práctica el enfoque de Process Mining es necesario contar con una herramienta que permita trabajar con grandes volúmenes de eventos, reconstruir el proceso real y analizar su comportamiento en el tiempo. En este caso, la herramienta que he utilizado fue Celonis, una de las plataformas más difundidas en este campo.

Celonis permite cargar datos estructurados en forma de event logs y, a partir de ellos, visualizar el proceso tal como ocurrió en la realidad. Esto incluye no solo el flujo principal, sino también las variantes menos frecuentes del proceso, aquellas que muestran recorridos alternativos, retrabajos o regresos a etapas anteriores que no siempre son evidentes en un análisis tradicional.

El valor de Celonis, más allá de sus bondades tecnológicas, radica en su capacidad para transformar datos operativos en evidencia del comportamiento del proceso. De este modo, se vuelve posible identificar cuellos de botella, demoras y desvíos sin depender de interpretaciones subjetivas o supuestos previos.

En este análisis, utilicé Celonis como un medio para comprender el proceso de gestión de anormalidades 5S, y no como un fin en sí mismo. El foco lo puse en el proceso y en las oportunidades de mejora que emergen a partir de su observación basada en datos.

4. PREPRACIÓN DE LOS DATOS Y CONSTRUCCIÓN DEL EVENT LOG

Para poder aplicar Process Mining fue necesario preparar previamente los datos y estructurarlos en un formato adecuado. Aquí, la calidad del event log es un factor crítico, ya que condiciona directamente los resultados que puedan obtenerse. En mi caso, partí de un conjunto de registros vinculados a la gestión de anormalidades 5S y los transformé en un event log que representara el recorrido de cada anormalidad a lo largo del proceso.

Cada anormalidad fue tratada como un caso, y cada cambio relevante es su status como un evento asociado con fecha y hora determinadas. El event log se construyó a partir de tres elementos fundamentales: un identificador de caso, la actividad realizada y su correspondiente marca de tiempo.

En mi corta experiencia con Celonis ya he podido comprobar que la plataforma facilita enormemente este paso. A través de una interfaz totalmente visual, es posible cargar las tablas y realizar el mapeo de estas variables críticas sin necesidad de conocimientos de programación. El sistema permite identificar de forma intuitiva qué columna representa nuestro identificador y cuál es el reloj que marca la secuencia de los eventos. 

Event log en Celonis: asignación de Case ID, Activity and Timestamp columns

Este enfoque simplifica la configuración técnica y permite que nos enfoquemos rápidamente en el diseño de las vistas de análisis en el apartado denominado "Studio" que es donde la magia comienza a generarse.

Adicionalmente, he incorporado otros campos descriptivos que permitieron contextualizar cada anormalidad y enriquecer el análisis posterior, como el sector donde se detectó la anormalidad, quién la detectó, el tipo de desvío asociado, entre otros. A partir de esta estructura, fue posible reconstruir el flujo real del proceso y analizar su comportamiento en Celonis. 

Es importante remarcar que los datos utilizados en este análisis fueron simulados a partir de mi experiencia en planta, con el objetivo de representar situaciones habituales en la gestión de anormalidades 5S. Aun así, no se trató de datos “ideales” o simplificados, sino de un conjunto diseñado para reflejar la complejidad y las limitaciones que suelen encontrarse en contextos operativos reales. Este enfoque permitió trabajar con un escenario verosímil y enfocarse en cómo obtener valor a partir de la información disponible, más allá de la perfección de los datos.

5. EL PROCESO REAL, NO EL IDEAL, EN LA GESTIÓN DE ANORMALIDADES 5S

Una vez que los datos están cargados y el modelo está configurado, ocurre lo que yo llamo el 'momento de la verdad': Celonis reconstruye el proceso de punta a punta. En lugar de ver una lista interminable de filas en una planilla, lo que tenemos frente a nosotros es una representación visual dinámica de la huella digital que cada anormalidad dejó en la planta.

(Insertar aquí captura del Process Explorer en Celonis Studio)

Lo primero que se observa es el 'Happy Path' o camino ideal. Sin embargo, la potencia de esta herramienta radica en que no se queda solo en lo ideal. Al ajustar el nivel de detalle, empiezan a aparecer las ramificaciones, los caminos alternativos que suelen quedar ocultos en el registro diario y, sobre todo, números, muchos números como para cuantificar cada descubrimiento que se haga.

Al ajustar el nivel de detalle, empiezan a aparecer las ramificaciones

Ver el proceso de esta manera permite entender que la gestión de anormalidades es un flujo vivo. Esta visualización es el punto de partida para dejar de adivinar y empezar a analizar con evidencia científica dónde el proceso pierde su agilidad y, sobre todo, dónde se esconden los cuellos de botella que nadie ve a simple vista.

6. LO QUE MUESTRAN LOS DATOS CUANDO SE PONE LA LUPA EN EL PROCESO

Al principio, cuando logré conectar los puntos y vi el tablero por primera vez, me llevé un impacto de realidad. El tablero marcaba 938.0 días de retraso totales acumulados en la gestión de anomalías. Es ese momento en el que el proceso deja de ser un diagrama teórico en una carpeta y se convierte en una métrica real que te dice cuánto tiempo extra nos está tomando cerrar los problemas de 5S respecto a lo que habíamos comprometido.

Tablero de performance del proceso. Las ineficiencias comienzan a hacerse evidentes

Pero lo más satisfactorio no fue solo ver el problema, sino la velocidad con la que pude empezar a desgranarlo. Al jugar con los filtros, la historia se volvió mucho más clara.

Al poner la 'lupa' sobre las envasadoras, el sistema revela la anomalía: el 70% de los retrasos lo explican las Envasadoras

Al seleccionar las tres envasadoras, el tablero reveló que una muestra de 75 de los 120 casos totales concentra 660.0 días de demora. Esto significa que más del 70% de los retrasos en la resolución de anomalías de 5S se originan solo en estos tres sectores. En este ejemplo simulado el flujo se ve ordenado, pero en casos reales es frecuente encontrarse con tantas variantes que el diagrama se convierte en un "plato de espaguetis". Aquí es donde la animación de Celonis y el análisis de tiempos de tránsito cobran importancia: ver etiquetas de hasta 20 días de espera entre el análisis y la acción permite detectar exactamente dónde se "atascan" los casos.

Además, la capacidad de hacer benchmarking entre sectores permite entender por qué algunas líneas gestionan sus anomalías con mayor agilidad que otras. Sin embargo, esto es solo una primera aproximación. El resultado óptimo no sale mágicamente de una herramienta tecnológica. La mejora concreta requiere combinar estos datos con el expertise de las personas de planta. Incluir sus visiones en el equipo de mejora es lo que realmente permite transformar un diagnóstico certero en acciones eficaces que agilicen el flujo de verdad.

7. UNA MIRADA A LA TRANSICIÓN DEL PAPEL HACIA LA INTELIGENCIA DE PROCESOS

Hasta aquí hemos visto cómo aplicar Process Mining a través de Celonis es un avance maravilloso que tú mismo puedes comprobar en tu planta o proceso. No se necesita demasiado para empezar; basta con tener un Event Log correctamente configurado para subirlo y comenzar el análisis.

Sin embargo, trabajar de esta manera, aunque permite comprender bien el proceso, en la práctica resulta demasiado engorroso si dependemos de planillas manuales. Tu próximo paso debería ser que la captura de datos sea mucho más fácil, y es ahí donde la digitalización cumple un rol esencial.

La digitalización en la captura de las anomalías te permitirá responder a dos necesidades críticas que hoy frenan el progreso de 5S o lo ralentizan en la mayoría de las fábricas. Por un lado, soluciona el problema de las auditorías de 5S y la gestión de tarjetas rojas, que suelen fracasar, y con ello todo el programa, por lo pesado que resulta el soporte en papel. El papel agota la disciplina del equipo y termina por abandonar el sistema.

Por otro lado, este salto digital es lo que permite liberar toda la potencialidad de Celonis. Al capturar la información directamente en una app, aseguras que los datos lleguen íntegros para detectar oportunidades de mejora prácticamente en tiempo real. Podemos ver este camino en tres etapas claras:

• Primero, sustituir la planilla por una captura ágil en el punto de trabajo para evitar la pérdida de información.
• Segundo, lograr que el registro alimente automáticamente el seguimiento y cierre, eliminando tareas administrativas que no agregan valor.
• Tercero, utilizar la visibilidad total que nos dan cifras como los 938.0 días de retraso detectados para intervenir con precisión donde el flujo se detiene.

Este enfoque convertirá a la gestión de 5S en un proceso ágil y confiable, eliminando la fricción administrativa y permitiendo que te enfoques en generar acciones eficaces.

8. CONCLUSIÓN: DE LA INTUICIÓN A LA ACCIÓN ESTRATÉGICA BASADA EN DATOS

Trabajar con Celonis me ha permitido convertir la intuición en claridad numérica. Sin embargo, como experto en procesos, sé que sería un grave error simplificar el diagnóstico pensando que la herramienta es una solución mágica. Los 660.0 días de retraso que detectamos en las envasadoras son el punto de partida, pero el "porqué" real es mucho más profundo.

Detrás de esos números hay una realidad variada que solo se comprende estando en el lugar de trabajo: desde la falta de repuestos o mano de obra, hasta la ausencia del cliente interno en el diseño de las soluciones o la simple falta de disponibilidad de máquina para ejecutar una mejora.

La tecnología nos da la visibilidad estratégica, pero la mejora concreta nace de combinar estos datos con el expertise de las personas en la planta. Este artículo es solo el comienzo; en las próximas semanas seguiré compartiendo cómo la inteligencia aplicada a la mejora continua nos permite priorizar donde realmente duele el proceso para que cada acción sea, finalmente, eficaz.

¿Y en tu proceso? ¿Te has preguntado qué historia contarían tus datos si pudieras visualizarlos hoy mismo? Me encantaría leer tu experiencia en los comentarios.

No se trata de reemplazar lo que ya haces bien. Se trata de potenciarlo.

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