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| Implementación de las 5S: Beneficios y Claves para el Éxito en tu Empresa |
LO QUE DEBERÍAS SABER SOBRE LA METODOLOGÍA DE 5S
En la actualidad es impensado vender un producto o servicio de manera competitiva sin que la organización esté transitando un camino de mejora continua.
Ese
camino podrá ser recorrido implementando diversas herramientas de Lean Manufacturing y Six Sigma, ya que dentro de sus mochilas hay mucho para elegir.
Pero seguramente te preguntarás:
¿por dónde empezar?, ¿qué es lo primero que debería implementar para iniciar la mejora continua en mi lugar de trabajo y por qué?
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| Herramientas de Lean Manufacturing |
La
elección correcta dependerá mucho del problema que se desea abordar y del
estado de situación de la empresa en particular, entre otras cosas.
No
obstante, es común ver que se hagan incorrectas elecciones de la herramienta, influenciado por un enfoque circunstancial, de corto plazo y divorciado
de la realidad.
En parte puede comprenderse, los beneficios que las
herramientas de Lean Manufacturing y Six Sigma tienen para ofrecer son muy seductores y muchas veces incandilan a las empresas a la hora de elegir.
Personalmente
he sido testigo de ello en más de una oportunidad.
Uno
de esos casos lo encontré en una empresa local líder en su rubro, quien
optó por lanzarse a la aventura de implementar TPM (Mantenimiento Productivo Total), sin reparar en la importancia de preparar debidamente el terreno, ya que se trata de una metodología difícil
de implementar y mucho más de arraigar.
Los
resultados fueron los que esperaba:
Fracaso, desgaste innecesario y
frustración, sumado a las inevitables pérdidas económicas asociadas.
Mi
conclusión ha sido simple, de sentido común.
Como siempre y en todo lugar, primero lo primero…y lo primero es implementar la metodologia 5S.
¡Sí!, la metodología 5S es
la puerta de entrada a la mejora continua.
Una filosofía de trabajo enfocada en el orden y la limpieza del puesto de trabajo, aunque esa simplificación es muy injusta, dada la relevancia estratégica que tienen las 5S en las organizaciones.
Pero al igual que en TPM, aquí también debemos ANTES preparar debidamente el terreno para implementar las 5S.
Luego sí, con una buena implementación de las 5S el terreno será fertil para comenzar con TPM
¿POR QUÉ DEBERÍAS EMPEZAR CON LA METODOLOGÍA 5S?
A mi saber y entender hay dos poderosas razones:
Un
espacio desordenado y sucio puede provocar errores, mala calidad,
desaceleraciones de la producción e incluso accidentes.
Nada puede
mejorarse sin antes estabilizar el proceso y dejarlo en condiciones óptimas de
orden y limpieza.
☝ Por otra parte, las 5S hacen foco, tangencialmente, en las
personas y es éste, a mi entender, su gran aporte, ya que lo que venga después
va a necesitar de colaboradores bien preparados y predispuestos.
A
travez de 5S podras trabajar aspectos de las personas como, disciplina, compromiso, trabajo en
equipo, sentido de pertenencia, autonomía e involucramiento en las
actividades de la empresa.
Y
es aquí donde estará la diferenciación, será ésta una de de las mejores cartas
ganadoras de tu empresa:
Con las 5S resalta la calidad de los trabajadores, piezas fundamentales
del ADN de la organización y de la mejora continua que intentas iniciar.
ADN
que será muy difícil de imitar, ya que el compromiso y las buenas prácticas
para hacer las cosas no se compran en el mercado, se desarrollan, y eso lleva
tiempo y esfuerzo.
La
identidad corporativa que las 5S contribuirán a moldear, hará referencia a:
"cómo" la empresa produce sus productos,
"cómo" (y qué tan rápido) la empresa detecta y resuelve los problemas,
"cómo" la empresa reduce sus costos y, en definitiva,
"cómo" la empresa hace mejora continua para ofrecer al cliente un producto o servicio de excelencia.
Si
tienes éxito en la implementación de esta simple pero potente herramienta (que
en rigor de verdad está dentro del portfolio de Lean Manufacturing), ya habrás
logrado recorrer buena parte del camino.
Y ahora
sí, con el personal en alto grado de compromiso y disciplina, más procesos
visibles y estabilizados, será más fácil implementar TPM, Six Sigma, Lean
Manufacturing, HACCP, Normas ISO, por nombrar algunas de las tantas herramientas de mejora continua.
QUÉ ES LA METODOLOGÍA 5S
Es muy probable que ya hayas sentido hablar de las 5S ya que hay bastante información dando vuelta, pero intentaré separar la paja del trigo y mostrate un enfoque realista apelando a mi experiencia directa con la herramienta.
Las 5S representan un
proceso sistematizado y sostenible en el tiempo que busca mejorar eficiencia,
seguridad y calidad, transformando positivamente el lugar de trabajo y la mente
de los trabajadores.
Resumidamente este
sistema se basa en poner las cosas necesarias para la tarea, en el lugar que
les corresponde, cerca de dónde se ejecuta la tarea, y en mantener el
sitio de trabajo limpio, lo que facilitará que las personas puedan hacer su
labor de manera cómoda, sin perder tiempo ni correr riesgos de lesiones.
Y sobre todo hacer eso sostenidamente en el tiempo.
LOS ORIGENES DE LA METODOLOGÍA 5S
Las 5S se inició como parte del Sistema de Producción de Toyota (TPS), el método
de fabricación desarrollado por los líderes de Toyota Motor Company, luego de la
Segunda Guerra Mundial, ante la acuciante necesidad de competir con la industria
automotriz de las naciones avanzadas de Occidente, con los recursos sumamente escasos con los que contaban.
Y en
ese sentido, la metodología de las 5S respondió a la perfección a sus objetivos
y restricciones.
A QUÉ SE DEBE SU NOMBRE
Lo particular de su nombre se debe a que el proceso consiste de cinco etapas,
definidas todas ellas, con palabras japonesas que empiezan con la letra S.
Eso es:
(S1) Seiri – Store - (Clasificar / Organizar)
Distinguir claramente entre elementos necesarios e innecesarios, eliminando estos últimos
y manteniendo en el lugar solo los necesarios. Aquellos
sobre los que se tiene cierta duda, se identifican con una tarjeta roja, para
definir su destino en una instancia posterior.
(S2) Seiton – Set in Order - (Ordenar)
Ordenar
los elementos necesarios en el lugar correcto para acceder a ellos de manera
fácil y rápida. Para
llevar a cabo esta tarea es útil aplicar el “Principio de las 3F”: Fácil de ver -
Fácil de tomar - Fácil de retornar
(S3) Seiso – Shine - (Limpiar)
Llevar
el lugar a un estado de limpieza y orden de excelencia. Pero
sólo limpieza no sirve, limpieza
e inspección es lo que se debe hacer, para ir resolviendo en
paralelo las fuentes
de contaminación, de modo tal que las siguientes limpiezas sean
cada vez más fáciles de realizar.
(S4) Seiketsu – Standardize - (Estandarizar)
Diseñar
un sistema de estándares que ayuden a conservar los resultados de los 3
primeros pasos, en donde el control
visual tendrá un rol central. Fotos para mostrar el estado de limpieza esperable, procedimientos donde se describan las limpiezas, check list de
limpiezas, procedimiento de las 5S de la empresa y formato de las auditorías que se usarán más adelante.
(S5) Shitsuke – Sustain - (Disciplina/Sostener)
Es
el paso más importante, ya que se podrán organizar cuantas campañas de 5S
queramos, pero sin disciplina, el buen estado que se alcance durará muy poco, y
lo que es peor aún, no estarán dadas las condiciones para desplegar otras
herramientas de mejora.
El
objetivo aquí, es crear hábitos basado en los 4 pasos anteriores, para lo cual
las auditorías internas de las 5S jugarán un papel fundamental, al igual que el uso
intensivo de lemas (por ejemplo en un tablero de lemas) que resalten la
importancia y conveniencia de las 5S, y el liderazgo de los agentes de cambio.
Sin el involucramiento de toda la organización y, sobre todo, sin un rol responsable, convencido, comprometido y activo del supervisor directo, no se podrá lograr una implementación exitosa de 5S.
¿QUÉ BENEFICIOS OFRECE LA METODOLOGÍA 5S?
- Áreas más seguras y agradables a la vista.
El
personal se sentirá más a gusto, cuidado y orgulloso de su trabajo, y el buen
aspecto del lugar podría usarse inclusive, para fines promocionales.
- Costos de producción más bajos.
Mejores
márgenes y mayor competitividad.
- Mejor calidad.
Menos
reclamos y mejora la percepción de marca de los productos.
- Procesos y prácticas más eficientes.
Las
cosas empiezan a suceder cómo tu lo deseas, lo que se puede traducir en mejoras
de la entrega al cliente y menores stocks.
- Mayor visibilidad de los problemas.
La
resolución de problemas se hace más rápida y efectiva, y se reduce
significativamente la reiteración de los mismos.
- Menos tiempo para hacer el trabajo.
Mayor
flexibilidad que se podrá aprovechar para hacer más o brindar más servicio al
cliente.
- Mejor utilización del espacio.
Quizás
evites comprar/construir/alquilar espacio adicional, la circulación del
personal y los materiales se verá mejorada, y tendrás disponibilidad de espacio
que antes no tenías.
- Mejora el estado de ánimo de los trabajadores y el conocimiento de sus equipos.
Se
sienten parte de, lo que los anima a aportar y comprometerse con la empresa. Al
tener un rol activo en la detección y solución de problemas, van construyendo
su conocimiento del equipo, desarrollando habilidades de comunicación y aumentando su motivación para iniciar un recorrido de mejora continua.
- Mayor consistencia de los buenos resultados.
Las
máquinas paran cada vez menos por fallos, todos conocen perfectamente sus
tareas, y la organización comienza a tener más tiempo para dedicarse a lo
importante, en lugar de lo urgente.
- Mayor y mejor comunicación entre trabajadores y mandos medios.
La
herramienta se apoya en el trabajo en equipo y en la interacción constante
entre las distintas áreas y funciones dentro de la organización.
5S es un
método para crear y mantener un lugar de trabajo organizado, limpio, seguro y
con ALTO DESEMPEÑO.
CLAVES PARA IMPLEMENTAR CON EXITO LA METODOLOGÍA 5S
Para implementar 5S es importante tener en cuenta:
#1: Conseguir implicar a todos.
Tiene que estar el apoyo, la directiva explícita, y el involucramiento necesario, de los estamentos superiores de la organización para que se comience con el pie derecho.
Las 5S no pueden ser responsabilidad de unos pocos, cada uno debe tener su parte en la acción, y en el piso/planta/taller, el rol comprometido del supervisor como agente de cambio, será vital.
#2: La responsabilidad final descansa en el
responsable máximo de la organización.
La cabeza de la organización debe adoptar un rol de fuerte liderazgo en las reuniones promocionales de 5S y otros eventos, y dar apoyo para derribar las barreras que se presenten a diario.
#3: Hacer que todos lo entiendan.
Es recomendable hacer esas reuniones mostrando casos de éxito.
#4: Recorrer todo el camino, sin salteos ni
titubeos.
No
solo cumpliendo estrictamente la implementación de tareas y herramientas
incluidas dentro de cada “S”, sino que también coronando el fin del trabajo con
la confección del Manual
de 5S de la fábrica y una actividad de festejo y reconocimiento.
#5: El máximo responsable debe inspeccionar la
fábrica personalmente.
Deberá
hacerlo con una frecuencia acorde a su puesto, y en cada recorrida hacer foco
en aspectos positivos y negativos, aportando ítems específicos de mejora y
proponiendo temas para las reuniones de 5S.
En el próximo post te contaré cómo debes prepararte para implementar con éxito esta herramienta.
Ahora te toca a tí, cuéntame tus dudas o inquietudes.
Tus comentarios serán muy bienvenidos.
Saludos y hasta pronto.
Pablo
