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| Cómo preparar el terreno en la empresa para implementar las 5S |
REQUISITOS PARA EMPEZAR CON LA PRIMERA S
En mi post anterior, METODOLOGIA 5S | EL INICIO DE LEAN MANUFACTURING, expliqué brevemente de qué se tratan las
5S.
Ya sabiendo eso y, sobretodo, comprendiendo sus beneficios, seguramente sientas el deseo de ir directamente
al Gemba, es decir el puesto de trabajo, para pasar rápidamente a la acción.
Pero lamento aplacar un poco tu impulso, mi objetivo es darte claridad y sobre todo, una visión estratégica sobre qué es lo
primero que deberías hacer.
Algo muy distinto a empezar rápidamente a SEPARAR, PRIMERA S, lo necesario de lo innecesario.
Lo primero es tener un plan de acción, una estrategia de
implementación de 5S y es eso a lo que me voy a referir en este artículo.
Pero empecemos al revés…
LO QUE NO DEBES HACER AL IMPLEMENTAR LAS 5S: UN CASO REAL.
Una empresa en la que me desempeñé, previo a mi ingreso, se
había lanzado a la aventura de hacer importantes cosas en el campo de la Mejora
Continua, entre ellas 5S, lo que trajo muy buenos resultados iníciales que
luego no se sostenían.
Preguntando a varios trabajadores del lugar me entero que ya
venían, lamentablemente, de otros ciclos viciosos de, fracaso - relanzamiento - mejora - decaimiento y vuelta a fracasar.
Dada mi curiosidad profesional y mi rol (era el jefe de
producción), solicito al Líder de Pilar de Implementación que me acerque el Master Plan
y el Procedimiento de 5S para analizarlos.
Sorpresivamente me contesta lo inesperado:
“¿Master Plan de
Implementación, qué es eso?”, “¿Procedimiento de 5S?, no hicimos ninguno, ¿era
necesario?”.
Obviamente no había más que investigar.
No se hicieron los cimientos, se empezó directamente por las
paredes, y las consecuencias estaban a la vista.
Sin una estrategia de implementación, bien pensada y bajada a tierra, es imposible tener éxito perdurable en el despliegue de 5S.
LAS 4 FASES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA 5S
Para que tengas una idea más concreta de qué estoy hablando, lo que implica implementar la metodología 5S, te muestro la línea de tiempo de un típico proyecto de 5S.
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| Pasos y plazos para implementar 5S |
Como verás hay una Fase Preparatoria, con sus diferentes actividades, muy importante, que lamentablemente no siempre es bien explicada en los artículos que hablan sobre las 5S.
Y esto después trae dolores de cabeza, ya que una correcta Fase Preparatoria es garantía de éxito en la implementación, caso contario sucede lo que te conté más arriba.
Pero vayamos por parte.
7 ACTIVIDADES PRELIMINARES BÁSICAS PARA UNA CORRECTA IMPLEMENTACIÓN DE LAS 5S.
A continuación te cuento de qué tratan esas 7 actividades básicas, las que considero indispensables llevar a la práctica ANTES de comenzar con la PRIMERA S, SEPARAR.
Sensibilización de la alta gerencia.
El 80% del éxito en la aplicación de las 5S, depende del
nivel de convencimiento, conocimiento y compromiso que tenga la alta gerencia.
Lo ideal es que la directiva de implementación baje de la
alta gerencia, con lo cual partiríamos de su compromiso y convencimiento, no
haciendo falta sensibilizarla.
Si no fuese así, hay que trabajar sobre ello en donde la
visita a una “empresa modelo” es lo recomendable, o en su defecto hacer una
presentación audiovisual de tales casos, para lograr el “efecto demostración”.
Estructuración del Comite de 5S.
Para empresas medianas a grandes el Comité de 5S tendrá una
composición interdepartamental, con representantes, tentativamente, de las
siguientes áreas:
- Gerencia (manufactura).
- Recursos humanos.
- Mantenimiento.
- Producción.
- Calidad.
- Seguridad y Medio Ambiente.
Aunque esta estructura puede variar según la empresa, por
ejemplo, algunos optan por incluir también al área de Compras.
En organizaciones más bien pequeñas o micropymes, la
estructura no es tal pero sí las funciones, muchas de las cuales recaerán en
una sola persona, siendo igualmente indispensable también en esos casos,
conformar el Comité de 5S.
El comité tendrá seguramente menos miembros (quizas el micro
emprendedor, más el encargado) pero con las mismas funciones enumeradas arriba.
Los representantes deben ser preferentemente gerentes o
jefes, o en su defecto, personas en quienes estos deleguen autoridad.
El líder o coordinador del comité deberá rotarse con una
frecuencia que se considere oportuna, por ejemplo cada 6 meses, y su primera
actividad será interiorizar al resto de los miembros, en términos de lo que
serán sus deberes y responsabilidades.
Las funciones del Comité de 5S serán:
- Determinar área(s) de la empresa en donde se iniciará la aplicación de las 5S. A pesar de ello, y si la Gerencia así lo decidiera, podrá aplicarse de manera simultánea a toda la empresa.
- El área seleccionada se asume como “área piloto”, a fin de que el resto de la empresa pueda apreciar los beneficios que se obtienen al aplicar las 5S.
- Elaborar el Master Plan de Implementación de 5S y el Procedimiento de las 5S.
- Nombrar facilitadores y auditores de 5S, (pueden ser la misma persona).
- Gestionar las capacitaciones (contenidos, cronograma, instructores, destinatarios, porcentaje de dotación capacitada, etc)
- Promover el involucramiento de los colaboradores de las áreas en las que serán aplicadas las 5S (banners, carteleras, cuadro de lemas, marketing del programa, evento de lanzamiento, programa de estímulos y reconocimiento).
- Sensibilizar a los colaboradores con el ejemplo.
- Generar el formato de auditoría, capacitar a auditores, definir criterios de evaluación y armar el Cronograma de Auditorías.
- Medir resultados (auditar), publicar y ajustar.
- Definir las reglas para la certificación.
- Definir los formatos de los estándares.
- Crear los formularios y todo tipo de documentación a utilizar durante la implementación.
- Crear el Mapa de 5S y publicar.
- Remover las barreras que pudieran surgir en el normal desarrollo del programa.
Entrenamiento de facilitadores.
Los facilitadores deberán tener credibilidad y habilidad
para instruir.
Se los deberá capacitar en términos de conceptos y
principios de aplicación de las 5S, y terminado su adiestramiento es
aconsejable que se incorporen al comité.
Entrenamiento del personal involucrado.
Se deberá entrenar al personal que estará tocado por el
proyecto a fin de sentar las bases de su empoderamiento.
No permitas que el personal se vaya con dudas, ni que
presente resistencia al cambio, ten preparadas respuestas eficaces a preguntas
como: “¿Por qué están adhiriendo tarjetas rojas sobre las cosas?” o “¿Realmente
es necesario todo este lío de las 5S?”
Elaboración del Plan de Trabajo.
El comité armará el Master Plan de Implementación y el
Organigrama del Comité de 5S y los publicará.
Recomiendo que el plan sea estilo gráfico de Gantt, con
responsabilidades, tareas, plazos, hitos, etc.
Anuncio oficial de inicio del proyecto 5S.
Es una tarea que le compete a la alta gerencia y se hará por
cualquiera de los siguientes medios: comunicación escrita, reuniones por áreas o reunión con todo
el personal de la empresa.
Personalmente prefiero esta última opción.
Se deberá poner foco en objetivos, beneficios del proyecto y
expectativas de la gerencia.
Campaña promocional.
En el seno del comité se definirá la estrategia de MKT a
seguir, las herramientas y recursos promocionales a utilizar, entre los que
podrán ser banderines, rótulos, afiches, ropa, etc., todo alusivo a las
actividades de 5S.
Es muy útil apelar a la utilización de slogans
convenientemente elegidos y colocados en sitios estratégicos de alto tránsito.
Para terminar, sólo me queda hacerte una pregunta:
¿Ya has pensado quiénes integrarán tu comité de 5S?
Bien, entonces manos a la obra!.
Espero hayas comprendido cómo hay que preparase para implementar 5s.
Cuál es la estrategia a seguir para no correr el riesgo de naufragar a poquitos metros de la costa.
En el próximo post te contaré cómo se implementa la PRIMERA S, SEPARAR.
Ahora te toca a tí, cuéntame tus dudas, inquietudes, sugerencias.
Tu comentario será muy bienvenidos.
¡Gracias por tu visita!, espero haberte aportado valor.
Éxitos y hasta pronto.
Pablo
