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| Kaizen en Acción: Estrategias para Resolver Problemas y Mejorar Procesos |
EL SIGNIFICADO QUE LEAN MANUFACTURING LE DA A LA PALABRA KAIZEN
Kaizen es un termino muy usado por estos tiempos, pero no siempre bien
explicado su significado, sus implicancias y su implementación dentro de una pyme industrial.
Esta palabra japonesa casi mágica, muy presente en la bibliografía sobre gestión de la mejora, es en realidad una combinación de dos términos, KAI - ZEN, cuyo significado es cambio – bueno.
Hace referencia a un proceso de resolución de problemas, pero también se refiere a una filosofía de
vida frente a esos mismos contratiempos, en donde la idea de dar pequeños pasos de manera sostenida prevalece sobre el avance por springs intermitentes.
Es decir el Kaizen aborda los problemas paso a paso, constantemente, con el fin de instaurar en la organización una
cultura de mejora continua de la calidad, y así satisfacer las necesidades de
los clientes internos y externos.
Tiene una
significancia dual, que va de la filosófica a la pragmática, y es aplicable
tanto a fabricantes de productos, como a empresas de servicios e incluso al
ámbito individual.
KAIZEN COMO FILOSOFIA
La esencia
del Kaizen es una actitud, una manera de pensar, de ver las cosas, una CULTURA
de líderes y colaboradores.
Esa actitud
es de auto reflexión, incluso de autocrítica (hansei), para centrarse en los
errores, lo que debe ir acompañado necesariamente de un deseo ferviente de mejorar.
Sin “hansei”, sin reconocer los errores propios, será imposible mejorar y, consecuentemente, no se podrá tener kaizen.
Evidentemente
el kaizen es una herramienta poderosísima para promover el cambio cultural en
la organización, ya que es una estrategia que empieza y termina en las
personas.
Pero lo resalto nuevamente:
El Kaizen pregona el abordaje de pequeños problemas resueltos continuamente, en desmedro de los grandes proyectos encarados intermitentemente, como camino más acertado para llegar a la Excelencia Operacional.
KAIZEN Y LA ACCION
En la
actualidad, adaptación y flexibilidad, son dos importantes pilares que las
empresas obligatoriamente necesitan tener para aspirar a alcanzar el éxito en
los negocios.
En tal sentido, las empresas deberán contar con un atributo esencial:
Habilidad de
aprender constantemente.
El verdadero norte de un negocio, debería ser lograr que la empresa en su conjunto aprenda rápida y constantemente, de una manera sistemática y estandarizada.
Y la clave
para lograrlo será la implementación de una metodología kaizen.
Una empresa
que desea hacer Kaizen deberá tener:
- Habilidad para detectar un error. (Metodología 5S, JIT, Standard Work).
- Capacidad para entender ese problema y encontrar su causa raíz. (Pareto, 5 Por Qué, Mapas de Proceso, Espina de Pescado,…)
- Obligación de resolver rápidamente ese problema. (FMEA, Contramedidas)
- Grandeza para aprender de ese problema. (Estandarización del nuevo proceso)
- Y la misión de transferir ese nuevo conocimiento a las personas adecuadas. (capacitación)
¿QUÉ ES UN “PROBLEMA” PARA EL KAIZEN?
En el ámbito de una filosofía kaizen, un problema es la diferencia, el “gap”, que existe entre un estado deseado o ideal y la situación actual.
Si la respuesta es afirmativa la problemática será conveniente abordarla mediante un actividad Blitz, caso contrario se trabajará con una actividad Kaizen
Ese gap
puede ser enorme, en ese caso requerirá la intervención de la alta gerencia para
resolverlo, mediano o pequeño.
Por lo generar las iniciativas Kaizen se enfocan en los problemas pequeños a medianos.
Un problema
grande se diferencia de uno pequeño, en que el primero es el resultante de
múltiples factores contribuyentes, mientras que el pequeño comúnmente
responde a solo un factor, o unos pocos.
Por regla
general en una organización, el 60% de
los problemas pertenece al grupo de los pequeños, el 30% a los medianos y el
10% restante a los grandes problemas.
No obstante ello, muchos problemas grandes pueden ser desmenuzados en problemas más pequeño, más fácilmente abordables con metodología kaizen y, por lo tanto, con altas probabilidades de éxito y relación costo/beneficio muy favorable.
TIPOS DE EVENTOS KAIZEN
En
respuesta a esos problemas las empresas que operan bajo la metodología kaizen, organizan actividades especiales denominadas
Eventos Kaizen, cuyo objetivo principal es resolver rápidamente una
problemática con relativa baja inversión y mucha creatividad.
Según la
magnitud del problema, esos eventos pueden ser:
👉 Kaizen Grande o simplemente Kaizen
👉 Kaizen Pequeño también denominado Blitz.
La clave
para comprender esa diferenciación de tratamientos será preguntarse:
Ante un problema “x”, ¿podrá Ud
proponer soluciones inmediatamente?”
Si la respuesta es afirmativa la problemática será conveniente abordarla mediante un actividad Blitz, caso contrario se trabajará con una actividad Kaizen
Los
atributos principales de esos dos eventos son los siguientes:
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| Tipos de eventos kaizen |
¿QUÉ PUEDEN HACER LOS EVENTOS KAIZEN EN UNA PYME?
Los beneficios son muchos y bien potentes. Lo más destacado es:
- Proporcionar mejoras rápidas en el desempeño de procesos específicos sin inversión significativa de capital.
- Promover una actitud proactiva, con alto sentido de urgencia, que motiva a las personas a generar rápidos cambios en su área de influencia.
- Proveer de una metodología de mejora continua con alta participación de los empleados.
- Hacer crecer flexibilidad y creatividad de las personas y la organización.
¿QUÉ COSAS NO PUEDEN HACER LOS EVENTOS KAIZEN EN UNA PYME?
- No garantiza mejoras para siempre, a menos que sean parte de una estrategia global de mejora.
- No asegura la meta de Clase Mundial, como un solo proceso.
- No es sustituto de un manejo efectivo y prácticas de liderazgo, al igual que cualquier otra metodología de Clase Mundial.
- No es el remedio para todo, el enfoque está puesto en ir mejorando constantemente, paso a paso, y no en la innovación.
- No es un proceso que se mantenga por sí sólo, sin la debida disciplina y compromiso en todos los niveles.
¿CUANDO ES EL MOMENTO DE HACER KAIZEN?
La Mejora
Continua solo puede ocurrir después de estabilizar y estandarizar el proceso.
Sólo cuando
el despilfarro y las ineficiencias sean visibles públicamente, se tendrá una
oportunidad de aprender continuamente de sus mejoras.
Para
desarrollar la habilidad de detectar un problema, e ir preparando el cambio
cultural, las organizaciones deberían implementar primero la Metodología 5S.
Con las 5S
se logra procesos estabilizados y estandarizados, habilidades de trabajo en
equipo y el personal mentalmente preparado para continuar mejorando.
Por ello lo aconsejable sería iniciar actividades Kaizen, luego de implementadas las 5S.
ESTANDARIZACION Y APRENDIZAJE
Los eventos kaizen mencionados arriba emplean como herramienta el ciclo PDCA de mejora o algunos prefieren el ciclo DMAIC de six sigma, es indistinto.
Muy resumidamente hablando, con ambas herramientas se define el problema, se recopila información, se analiza esa info, se generan acciones y se las implementa.
Al finalizar, se evalúan los resultados vs los objetivos fijados previamente, y si
las contramedidas han sido efectivas se convierten en parte de un nuevo proceso
estandarizado.
Debe quedar
claro que estandarización y aprendizaje van de la mano y son las bases de la
Mejora Continua.
Si no se
estandariza el proceso mejorado, el aprendizaje realizado cae en un agujero
negro, perdido, olvidado y no queda disponible para capacitaciones y mejoras
posteriores.
Y sería como si la empresa estuviera continuamente reinventando la rueda, lo cual es muy desgastante, desmotivador y, sobre todo, costosísimo.
¿Te suena familiar?
Bueno, ahora te toca a tí, cuéntame tus dudas, inquietudes o sugerencias, serán muy bienvenidas.
Mi mayor satisfacción será recibir un comentario tuyo.
Saludos!
Pablo
