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| Indicadores claves de rendimiento (KPI) escenciales para la operación de una pyme industrial. |
POR QUÉ SON TAN IMPORTANTES LOS INDICADORES CLAVES DE RENDIMIENTO (KPI)
Si tuviera que brindar un único consejo prioritario a una pyme industrial, ese sería: revisa en primer lugar la arquitectura de sus Indicadores Clave de Rendimiento (KPI).
Ellos te mostrarán dónde estas parado, te ayudarán a fijar un objetivo y te facilitarán el seguimiento del desempeño del negocio.
En consecuencia, empieza por revisar cosas como:
☑ Si son suficientes, o son demasiados.
☑ Si están alineados con la estrategia y valores del negocio.
☑ Si tienen designados sus “dueños”.
☑ Si los mides de manera confiable.
El razonamiento es simple y muchas veces dicho.
No se puede mejorar lo que no se mide.
Esos indicadores te permitirán:
👉 saber donde te encuentras, el estado actual,
Los problemas no se detectan, permanecen ocultos, lo que llevará
a inacción o diagnósticos equivocados, poniendo en serio riesgo
la empresa.
Para evitar eso, la perspectiva lean six sigma te brindará KPI orientados a procesos, sobre todo de aquellos que te ayuden a lograr la satisfacción del cliente, y a reducir los 8 desperdicios Lean.
Es decir dentro de un mismo aspecto del negocio, habrá métricas para los niveles altos y otras para los niveles bajos de la empresa.
Independientemente de ello, la clave será que las métricas que elijas estén perfectamente alineados de modo tal que los indicadores de nivel táctico den soporte a los de nivel estratégico, los que a su vez se desprenderán de los objetivos y estrategias del negocio.
Pero entremos más al detalle.
Eligiendo y ejecutando prácticas seguras, respetuosas del empleado y del medio ambiente.
O dicho de otra forma, generas valor para el cliente y el negocio, si y solo si, la actividad o proceso se lleva adelante de manera segura.
👉 fijar objetivos SMART de mejora,
el sitio donde quieres estar, el estado futuro,
👉 alinear los esfuerzos de la organización
detras de la estrategia del negocio,
👉 monitorear la marcha de tu plan
de mejora hacia los objetivos definidos,
👉 fijar estandares y detectar desvíos rápidamente que te permitan acconar.
PERO, ¿QUÉ MEDIR EN UNA PYME INDUSTRIAL?
Mi recomendación es que midas los aspectos relevantes del negocio
desde una perspectiva lean six sigma, en lugar de tener un
punto de vista anacronico, vinculado a la vieja producción en masa, y
a los resultados inmediatos pero poco sostenibles.
No hay nada más nefasto para una organización que ser gestionada a través de los indicadores incorrectos.
Para evitar eso, la perspectiva lean six sigma te brindará KPI orientados a procesos, sobre todo de aquellos que te ayuden a lograr la satisfacción del cliente, y a reducir los 8 desperdicios Lean.
Esta visión de las métricas te permitirá gestionar la operación de
una pyme de manera acertada y sostenible en el tiempo.
Como te mostraré más adelante, existe una extensa batería de indicadores comunes a todas las empresas comprometidas con esta filosofía.
Eso no significa que debas emplearlos a todos, ni mucho menos, que no puedas incorporar otras métricas, más funcionales a tu empresa.
Como te mostraré más adelante, existe una extensa batería de indicadores comunes a todas las empresas comprometidas con esta filosofía.
Eso no significa que debas emplearlos a todos, ni mucho menos, que no puedas incorporar otras métricas, más funcionales a tu empresa.
Siempre y cuando tengas la precaución de diseñarlas con un espíritu
Lean Six Sigma de reducción constante de las perdidas y de las fuentes
de variación del producto o servicio.
CUÁL ES LA CANTIDAD IDEAL DE MÉTRICAS
No existe ese número mágico, la idea con la que debes quedarte es que
MENOS ES MÁS…
No te llenes de indicadores que no sirvan.
No te llenes de indicadores que no sirvan.
Elige sólo los indispensables, los que estén enfocados en los
procesos claves de tu empresa y te den soporte con la estrategia del
negocio que hayas diseñado.
De esa forma dispondrás de poderosas herramientas para monitorear la
operación, detectar desvíos y medir el impacto de las acciones de
mejora que implementes.
KPI´s RECOMENDABLES SEGÚN UN ENFOQUE LEAN SIX SIGMA
A lo largo de mis años al frente de sectores productivos, aprendí que
puedes agrupar los
indicadores claves de rendimiento de la operación de tu PYME
industrial
en dos grandes grupos.
El primero hace referencia a qué se mide y el segundo a dónde se utiliza esa medición.
Respecto al primer grupo, las métricas se organizan alrededor del acrónimo SQDCM:
El primero hace referencia a qué se mide y el segundo a dónde se utiliza esa medición.
Respecto al primer grupo, las métricas se organizan alrededor del acrónimo SQDCM:
✔️ Seguridad.
✔️ Calidad.
✔️ Entrega.
✔️ Costo.
✔️ Moral.
Y según el segundo grupo, dentro de cada uno de esos ítems, habrá
métricas de uso estratégico, propio de la alta gerencia, y otras de uso táctico, como es el caso de los mandos medios y operarios.
Es decir dentro de un mismo aspecto del negocio, habrá métricas para los niveles altos y otras para los niveles bajos de la empresa.
Independientemente de ello, la clave será que las métricas que elijas estén perfectamente alineados de modo tal que los indicadores de nivel táctico den soporte a los de nivel estratégico, los que a su vez se desprenderán de los objetivos y estrategias del negocio.
Pero entremos más al detalle.
SEGURIDAD.
No es caprichoso que la Seguridad encabece la lista.
La Seguridad debe considerarse como un “valor” más que una prioridad.
Un encuadre que manifieste hacia afuera y hacia adentro de la
organización, cómo tu empresa desarrolla su actividad:
Eligiendo y ejecutando prácticas seguras, respetuosas del empleado y del medio ambiente.
O dicho de otra forma, generas valor para el cliente y el negocio, si y solo si, la actividad o proceso se lleva adelante de manera segura.
Lo cual es lógico e inteligente.
Cómo podrías fabricar calidad si no cuidas de tus trabajadores, no
haces que se sientan cómodos, ni le facilitas las cosas para que hagan
su trabajo correctamente.
En este punto la ergonomía, más las condiciones y comportamientos seguros son las claves.
En esa dirección, los indicadores más utilizados en seguridad son:
En este punto la ergonomía, más las condiciones y comportamientos seguros son las claves.
En esa dirección, los indicadores más utilizados en seguridad son:
📌 Tasa de Incidentes Registrables.
Es una medida de la cantidad de incidentes de salud y seguridad que se
registraron durante un período de tiempo.
Se calcula dividiendo el número de accidentes por las horas trabajadas
totales y multiplicando por 100.
📌 Tasa de Severidad.
Describe la extensión o gravedad de los accidentes que sufren los
trabajadores.
Se calcula dividiendo las días totales perdidos por las horas trabajadas
totales y multiplicando por 100.
📌 Tasa de capacitación.
Porcentaje de empleados capacitados en temas de seguridad.
📌 Auditorías 5S.
La puntuación lograda por un sector en particular o la planta en su
conjunto es una buena métrica a seguir considerando que hay una fuerte
correlación entre mantener el lugar de trabajo ordenado, limpio y
estandarizado y la seguridad.
Además explicitamente existen en la auditoría de 5S puntos vinculados a la
seguridad que pueden aportar interesantes oportunidades de mejora.
📌 Tarjetas STOP.
El programa STOP es un programa de seguridad preventivo que viene de la
empresa DU PONT.
Su elemento central es la tarjeta STOP, la que se utilizada para levantar
no conformidades de los diferentes lugares de trabajo durante las recorridas
de planta que los auditores realicen.
Esas no conformidades pueden ser de actos inseguros o condiciones
inseguras, siendo en consecuencia la tarjeta una valiosa fuente de
información para generar acciones de mejora e
indicadores de seguimiento.
📌 Charlas de 5 min.
La cantidad de charlas breves de seguridad que se dan a todos los empleados
de la organización también es una buena métrica a seguir.
Existen diversas fuentes de información en la web, con variadas temáticas
de seguridad ya preseleccionadas, y la mecánica recomendada es dividir la
empresa en pequeños grupos, los que tendrán la tarea de leer y discutir
brevemente sobre la temática que se seleccione, segun la frecuencia que se
defina.
El objetivo es lograr que toda la organización tome verdadera conciencia e
involucramiento en la seguridad.
CALIDAD.
La calidad refiere al cumplimiento de las especificaciones de un
producto o servicio, las que no tienen su origen en la empresa sino en
el cliente.
Son sus expectativas, la voz del cliente, las que se traducen en especificaciones técnicas de producto o servicio y dan forma también al concepto de valor.
Son sus expectativas, la voz del cliente, las que se traducen en especificaciones técnicas de producto o servicio y dan forma también al concepto de valor.
Cuando de monitorear la calidad se trata, las empresas lean six
sigma por lo general utilizan los siguientes indicadores:
📌 FPY, Rendimiento de primera pasada.
Porcentaje de las unidades que cumplen con las especificaciones sin la
necesidad de retrabajo o reparación posterior.
Esta es una medida de uso común, pero se debe tener la precaución de contabilizar siempre el retrabajo y la reparación que a menudo están ocultos o se hacen en la línea y no se registra.
Tiene la contra que no refleja la realidad de unidades fabricadas con
múltiples defectos.
📌 DPU, Defectos por unidad.
Es el número total de defectos identificados en una muestra, dividido por
el número de total de unidades de esa muestra.
Ofrece una mejor medida de calidad que el rendimiento de primera pasada
porque captura todos los defectos.
Igualmente se debe tener cuidado de capturar el retrabajo "oculto" y las
reparaciones que pueden tener lugar en la línea antes del punto de
notificación.
Esta métrica es fácilmente convertible en defectos por millón de
oportunidades para proyectos Six Sigma.
📌 DPMO, Defectos por millón de oportunidades.
Es el número de defectos en una muestra dividido el número total de
oportunidades de defectos multiplicado por 1 millón.
El DPMO estandariza el número de defectos en el nivel de oportunidad y es
útil porque permite comparar procesos con diferentes complejidades a
diferencia del DPU.
Te muestro un ejemplo, cada solicitud de crédito bancario puede tener
tres defectos: incorrecto, error tipográfico o incompleto.
Por lo tanto, cada pedido tiene tres oportunidades de fallar.
Se seleccionan de manera aleatoria 50 solicitudes, se inspeccionan y se
encuentran los siguientes defectos.
✔ 1 están incompletas.
✔
1 es incorrecta.
✔
3 tienen errores tipográficos.
Hay un total de 6 defectos en 150 oportunidades.
Por lo tanto, DPO = (6/150) x 1.000.000 = 40.000
Si el proceso mantiene esta tasa de defectos durante el tiempo que se
necesita para producir 1.000.000 de solicitudes, generará 40.000
defectos.
Es vital en esta métrica el cálculo preciso del número de oportunidades,
si se infla generarías una reducción artificial del indicador conduciendo
a conclusiones equivocadas.
Esta métrica te permitirá además calcular el nivel de sigma de un proceso.
Por ejemplo, 3 defectos por millón de oportunidades, equivale a decir que
tu proceso alcanzó un nivel 6 Sigma.
📌 Cp.
Es una medida de la capacidad potencial
del proceso ya que evalúa solo su nivel de dispersión en los datos de
salida.
Indica si el proceso estaría en condiciones de satisfacer los
requerimientos del cliente, para el caso que estuviera centrado respecto a
esos mismos requerimientos o tolerancia.
Para ser válida esta medida, el proceso debe ser estable y tener una
distribución normal.
📌 Cpk.
Es una medida de la capacidad real del proceso ya que evalúa tanto dispersión como nivel de centrado
de los datos respecto a las tolerancias.
Se calcula dividiendo la distancia de la media del proceso al límite de
tolerancia más cercano por 3 desviaciones estándar del proceso.
Nuevamente, el proceso debe estar normalmente distribuido y estable antes
de evaluar Cpk.
📌 PPM, defectos por millón.
El PPM indica el número total de unidades no conformes fuera de ambos
límites de especificación, expresado como partes por millón.
Por ejemplo, el gerente de un restaurante de comida rápida observa que 20
de 1000 clientes esperaron más de 5 minutos por servicio.
Por lo tanto, el PPM = (20/1 000) * 1 000 000 = 20 000
Esto significa que 20 000 clientes por millón de clientes esperan más de
5 minutos por servicio.
A diferencia del Cpk, que ofrece una lectura de un lado de la curva del
proceso (el que tiene la media más próxima a un límite de especificación),
el PPM da una indicación del comportamiento del proceso a ambos
lados de la curva, es decir ofrece una visión más integral.
📌 Reclamos de clientes.
Medir cuántas veces los clientes (internos y externos) se quejan,
rechazan productos o solicitan devoluciones también es un buen indicador
del pulso de la calidad.
📌 Calidad de entrada del proveedor.
Es una medida del porcentaje de materiales de buena calidad que ingresan
al proceso de fabricación de un proveedor determinado, lo cual será
crucial para producir calidad.
ENTREGA.
Aquí los indicadores dan información directa o indirectamente sobre el nivel de servicio suministrado al cliente.Hay métricas que hacen hincapié en las fechas de entrega y otras en el mix entregado.
Los indicadores más utilizados son:
📌 Flexibility, Flexibilidad.
Este indicador indica que tan rápido eres capaz de reaccionar a un cambio
repentino del pedido del cliente.
📌 Reliability, Confiabilidad.
Mide tu nivel cumplimiento con las fechas de entrega pactadas con el
cliente.
📌 Fill Rate, Tasa de llenado o cumplimiento.
Aquí se muestra que porcentaje de las unidades ordenadas (considerando
cantidades y mix) se enviaron efectivamente al cliente.
Por ejemplo, si te piden 10 unidades de A y 10 de B, y le envías al cliente
9 de A y 10 de B, entonces tendrás una tasa de llenado del 95%.
📌Cycle Time, Tiempo de Ciclo.
Describe cuánto tiempo toma completar una tarea específica desde el
comienzo hasta el final.
Esta tarea va desde contestar una llamada de un cliente, a embolsar y
palletizar un producto terminado.
📌 Lead time, Tiempo de Entrega.
Representa el tiempo total, tanto de valor agregado como sin valor
agregado, que toma para que un material pase a través de toda la Cadena de
Valor.
También se lo denomina "call to cash", para hacer referencia al tiempo
transcurrido desde que ingresa la orden hasta que se entrega el producto o
servicio, el momento del pago.
COSTO.
Dentro de Costo se considera a la productividad, un concepto de Economía que refiere a la relación
entre la cantidad de productos obtenida mediante un sistema productivo
y los recursos empleados en su producción.
Entendiéndose por recursos a los materiales, máquinas, mano de obra y tiempo que se consumen para producir el producto o servicio deseado.
En este sentido, la productividad es un indicador de la eficiencia
productiva.
Hacer lo mismo con menos.
Los indicadores elegidos son aquellos que permiten seguir de cerca
los factores que afectan al logro de la productividad deseada.
Las métricas más utilizadas son las siguientes:
📌 OEE, Efectividad total del Equipo (Producción).
Es una métrica que muestra qué tanto de lo que estamos en condiciones de
fabricar realmente fabricamos.
Lo interesante de este indicador es que muestra el efecto combinado e
individual de:
👉 La buena utilización, o no, que hacemos del tiempo disponible (disponibilidad).
👉 El buen uso, o no, de la velocidad estandar que nos ofrece la máquina (rendimiento).
👉 El buen uso, o no, que hacemos de los materiales conforme a la calidad producida (calidad).
Dicho eso, la métrica se calcula multiplicando los tres factores.
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Cómo medir el OEE |
Es un poderosa herramienta de mejora, pero también de comparación con la
competencia y con otras industrias como puede verse en este cuadro:
Es un indicador tan bueno como implacable, pero susceptible de
manipulaciones.
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Los diferentes niveles del OEE |
Bien calculado
te puede llegar a mostrar una cruda realidad, ¿estas preparado para
ello?
Lo inteligente es... tragar saliva, respirar hondo, aceptarlo y comenzar a
trabajar en la mejora continua.
No hacerlo y matar al mensajero (el indicador)
es engañarse, un error que puede costarle carísimo a la organización.
📌 Scrap, desperdicio de material (Producción).
Se refiere a todos los materiales asociados al producto, que de alguna
manera u otra han sido descartados por fallas ocurridas durante el proceso
productivo en un determinado período.
Se incluyen en este grupo a los desperdicios de insumos productivos
(packaging por ejemplo), las materias primas, el producto semielaborado y el
producto terminado.
Por lo general cada empresa tiene su manera de calcularlo, lo más habitual
es expresarlo como un porcentaje de la relación tirado/producido (ok y no
ok).
Ese porcentaje puede calcularse con magnitudes en Kg, Tn, M2, $ etc.,
dependiendo la elección del área en el que se utilice el indicador.
Por ejemplo en el sector de producción quizás sea más apropiado el cálculo
sobre la base de m2, mientras que en la alta gerencia lo mejor sería
referenciarlo a dinero.
Es decir:
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Scrap de bajo y alto nivel |
📌 Rotación de inventarios (Logística).
Es un indicador muy importante en logística que indica cómo se está
gestionando el aprovisionamiento de materiales en la empresa.
Se calcula dividiendo el costo de los bienes vendidos, anualizado, por el
nivel de inventario promedio para el período.
Indica cuántas veces el inventario cambia o fluye a través del proceso,
para un volumen de ventas dado.
Por ejemplo, supongamos que tienes una zapatería que vende sólo un tipo de
calzado.
A principio de mes, tu inventario cuenta con 100 pares. Pasada una semana,
se venden 50 pares. Para reponer, compras otros 50 pares. En el transcurso
de las siguientes tres semanas, repite esa operación tres veces, con lo que
cuentas con un total de 200 pares vendidos y con otros 100 en el
inventario.
Si sumamos el total de los productos vendidos, 200, y lo dividimos por el
promedio del inventario durante el mes, 100, el empresario encontrará una
rotación de inventario igual a 2.
Pero tu inventario no cuenta sólo con un tipo de producto, entonces puede
utilizar el valor monetario total del inventario y ventas para el
cálculo.
Como desprendimiento de este indicador, se puede medir también la Rotación de Inventarios de Materia Prima y Material en Proceso.
Esta es la misma medida, pero excluye los productos terminados del
denominador de inventario.
📌Días de suministro de inventario.
Este es el inverso de las vueltas de inventario.
Para muchas iniciativas de reducción de inventario, el inventario puede
medirse en términos físicos, como el número de unidades, y equipararse al
consumo de días, en lugar de valorar el inventario.
Esta es una medida más rápida, más visible y quizás más fácil de
entender.
📌 MTBF, Tiempo Medio Entre Fallos (Mantenimiento).
Es un término de fiabilidad del equipo que se calcula dividiendo el tiempo
total de operación por el número de paradas por fallos del equipo.
Es una buena medida de la vida de un equipo, fundamental durante el proceso
de toma de decisión de compra o no de uno nuevo.
📌 MTTR, Tiempo Medio de Reparaciones (Mantenimiento).
Se calcula dividiendo el tiempo total parado por fallas en el equipo por el
número total de paradas.
📌 Tasa de costes de mantenimiento (Mantenimiento).
Es el porcentaje del costo total de mantenimiento sobre los costes totales
de producción.
📌 Costes unitarios de mantenimiento (Mantenimiento).
Es el porcentaje de los costes totales de mantenimiento sobre el volumen de
producción.
📌 Horas extras (Recursos Humanos).
Pueden seguirse en valor absoluto, cantidad de hs extras al mes, o
referenciadas a la producción del mes (Hs extras/Tn producción).
MORAL.
📌 Número de reuniones de actividades de mejora.
📌 Número de sugerencias de mejora.
📌 Encuesta de satisfacción de empleados.
📌 Ausentismo.
📌 Evaluación del desempeño.
📌 Evaluación diaria de la moral.
REFLEXIÓN FINAL SOBRE LOS KPI.
Los indicadores que elijas serán tus ojos frente a la realidad, te
contarán qué está bien y qué no.
Antes de gestionar a traves de los KPI es fundamental que te
comprometas a medirlos correctamente y a respetar lo que ellos te
indicarán.
Ese mismo compromiso deberás transmitar hacia abajo, alentando a
los empleados a poner en evidencia los problemas, dándole un uso
correcto a los indicadores.
Parece una obviedad pero muchas veces nos engañamos haciendo que
las métricas nos muestren sólo lo que queremos ver, y ese terrible
error es algo que nadie que quiera mejorar debe cometer.
¿Tienes inquietudes, interrogantes, pedidos de temáticas o incluso
correcciones de cosas que se me hayan pasado?
No lo dudes, hazme un comentario, me encantaría leerte y corresponderte.
Escribo para ayudar, siento la necesidad de compartir los saberes adquiridos durante años de industria, pero también quiero aprender a hacerlo cada vez mejor.
Si deseas saber más de mí, te invito a contactar en LinkedIn, o si prefieres otra vía puedes escribirme a kaizenizar@gmail.com
Que tengas una buena semana. Hasta pronto!
Pablo
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Pablo
