QFD: EL DESPLIEGUE DE LA FUNCIÓN DE CALIDAD PARA EXCEDER LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

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Cómo logra Six Sigma llevar la Voz del Cliente (VOC) a todos los niveles de la empresa a través del QFD


DESPLIEGUE DE LA FUNCIÓN DE CALIDAD (QFD): TRADUCIENDO LA VOZ DEL CLIENTE (VOC)


Cuando una empresa se enfrenta a grandes desafíos, la etapa "Definir" del proceso DMAIC de Six Sigma se vuelve crucial. Es fundamental determinar con precisión dónde dirigir nuestra atención y asignar recursos para garantizar la satisfacción del cliente.
En ese contexto, no alcanzará con escribir una serie de declaraciones de requisitos del mercado en los proyectos de mejora que se inicien. Se deberá ser mucho más riguroso en la investigación del cliente.

Si éste es tu caso, deberías empezar por interiorizarte sobre el Despliegue de la Función de Calidad o QFD por sus siglas en ingles, un método que relaciona requisitos del cliente muy específicos con lo que debería hacer el producto, servicio o proceso para cumplirlos.

El QFD es una herramienta clave dentro del arsenal de Six Sigma.

Ahora, qué es exactamente el QFD, dónde y cómo se implementa, qué ventajas ofrece, son aspectos que te contaré en este posteo sobre esta maravillosa herramienta.

Pero antes de continuar, en haras de simplificar, quiero decirte que a partir de ahora con la palabra "producto" voy a hacer referencia tanto a un producto propiamente dicho como a un servicio según sea el caso de aplicación.

QUÉ ES EL DESPLIEGUE DE LA FUNCIÓN DE CALIDAD (QFD)

El QFD es una técnica sistemática que se utiliza para traducir la VOZ DEL CLIENTE (VOC) en características específicas de calidad o dicho de otra forma en cosas CRÍTICAS PARA LA CALIDAD (CTQ).

Su versatilidad no solo permite utilizarlo en el diseño de productos, sino que también en el diseño y la mejora de procesos y en la planificación empresarial.

Fue desarrolla por Shigeru Mizuno y Yoji Akao en Japón allá por la década de 1960, en respuesta a una creciente demanda de productos y servicios que “matcheen” cada vez más con las necesidades de los clientes.

Sin embargo, no fue luego de un par de décadas que su implementación se masificó en la industria mundial.

En esencia la fortaleza del QFD radica en su capacidad para alinear las características técnicas de un producto o proceso con las expectativas y requisitos del cliente.

Es decir, el QFD formalizó la idea de poner en el centro de la escena al cliente, concepto con el que hoy estamos habituados (aunque no siempre se lo lleve a la práctica) pero hace más de medio siglo atrás era un enfoque un tanto novedoso.

DÓNDE SE IMPLEMENTA EL QFD EN PROYECTOS SIX SIGMA

El QFD, sin lugar a dudas, es una herramienta fundamental en el inicio de cualquier proyecto de mejora, razón por la cual se lo implementa en la fase "Definir" del proceso DMAIC de Six Sigma.

Durante este primer paso, se recopila información exhaustiva sobre las necesidades y expectativas del cliente y del mercado, la cual se emplea posteriormente en el desarrollo de la Matriz de la Calidad.

El proceso completo del Despliegue de la Función de Calidad es laborioso; la Matriz de la Calidad es solo el primer componente de una serie que puede llegar a constar de hasta cuatro matrices en total, dependiendo del nivel de complejidad del problema que se esté abordando.

A pesar del esfuerzo inicial que conlleva la elaboración de la Matriz de la Calidad y las tareas subsiguientes, este esfuerzo se verá recompensado con ahorros significativos en costos y tiempo, y, lo más importante, con la plena satisfacción del cliente y la reputación de la empresa.

EL CENTRO DEL QFD: LA MATRIZ DE LA CALIDAD

El núcleo del Despliegue de la Función de Calidad o QFD es una tabla de múltiples dimensiones conocida como Matriz de la Calidad, a veces conocida también con el nombre de la Casa de la Calidad, por la forma que adopta.

Matriz_de_la_Calidad-QFD
Estructura de la Matriz de la Calidad del QFD


Aunque esta tabla no es la única matriz, en total pueden llegar a ser 4, es la más relevante de todas.

Esta matriz se configura como una tabla convencional con filas y columnas, y proporciona una gran cantidad de información en un único lugar debido al gran volumen de datos que se incorporan en ella.

Los elementos que componen la Matriz de la Calidad son:

  • Una columna con los REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE (RC), es decir los atributos que el cliente considera importantes, “los QUÉ”. (I)
  • Una fila con las CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS (CT) del producto o proceso involucradas en la satisfacción de los RC, “los CÓMO”. (II)
  • Una columna con la PRIORIDAD que los clientes le dan a cada RC. (III)
  • Un área con las INTENSIDADES DE CORRELACIÓN para cada par RC – CT. (IV)
  • Unas columnas en donde se COMPARA (BENCHMARKING) nuestro producto vs la competencia para cada RC. (V)
  • Una fila con VALORES OBJETIVOS para cada CT. (VI)
  • Una fila que COMPARA (BENCHMARKING) las CT de nuestros productos vs las de la competencia. (VII)
  • Una fila que PONDERA la importancia de cada CT. (VIII)
  • Un panel triangular (TRIÁNGULO DE CORRELACIONES) que muestra las interacciones entre las distintas CT. (IX)

Matriz_de_la_Calidad_Ejemplo_QFD
Ejemplo práctico de la Matriz de la Calidad de QFD


Tanto los RC como las CT pueden llegar a ser muy numerosos, en el primer caso debido a las múltiples dimensiones de la calidad, lo que puede dar lugar a un agrupamiento en diferentes niveles, mientras que la elevada cantidad de CT se debe a la complejidad que los productos o procesos pueden llegar a tener.

Aunque no hay un número mágico se considera que más allá de las 40 CT la matriz se vuelve muy engorrosa.

PASOS PARA IMPLEMENTAR LA MATRIZ DE LA CALIDAD

Diagramas de Flujo: Para explicar los pasos para implementar QFD en proyectos de Six Sigma, utilice diagramas de flujo que muestren claramente cada etapa del proceso.

La Matriz de la Calidad es un documento fundamental en el ciclo de la mejora continua, en donde se resume la VOC, información del mercado, características del producto que afectan a la satisfacción del cliente y los diferentes grados de correlación que existe entre todos ellos.

La información volcada en ella atraviesa transversalmente a toda la empresa motivo por el cual cobra especial relevancia la conformación de equipos de trabajo interdisciplinarios.

Deberá convocarse a los mejores, tanto en conocimientos, como en experiencia y actitud, teniendo además la precaución de incluir todas las áreas del negocio, inclusive al cliente de ser posible.

Una vez dicho esto, vayamos a los pasos que se necesitan seguir para hacer la Matriz de la Calidad.

PASO 1: Identificar las Necesidades del Cliente (I)

Se intenta conocer qué espera el cliente de nuestro producto, qué cosas le molesta y, sobre todo, en qué grado de importancia (la Voz del Cliente, VOC).

Esto se logra a través de encuestas, entrevistas grupales e individuales, quejas, y otras técnicas de investigación de mercado.

El objeto es obtener los datos necesarios para armar la primera columna de la Matriz de la Calidad, eso es, la columna de los RC.

A menudo, se recopila una gran variedad de datos, que pueden diferir considerablemente entre sí. En tales casos, suele ser necesario organizarlos en niveles y categorías.

Por ejemplo, en un nivel 3, se coloca la Voz del Cliente tal como se manifiesta, con escasa o nula traducción, mientras que los niveles 2 y 1 representan una progresiva abstracción de la manifestación original del cliente.

PASO 2: Agrupar los requerimientos de los clientes (I)

Supongamos un grado de complejidad que amerite un despliegue de los requerimientos del cliente en tres niveles.

Del punto anterior ya tenemos armado el nivel 3, es decir lo que el cliente manifestó tal cual lo dijo.

Ahora, para llenar los niveles 2 y 1, se debe ir incorporando a cada ítem del nivel 3 un grado creciente de abstracción como dije anteriormente, en un ejercicio por interpretar lo manifestado por el cliente.

Para esta tarea es vital trabajar en equipo, con una herramienta muy útil como la matriz de afinidad.

PASO 3: Asignar prioridades a los requerimientos del cliente (III)

No todos los RC son igualmente importantes a los ojos del cliente.

Seguramente no estarás contento porque tu avión se retrase al salir, pero estarás aún más descontento si llegaras tarde a la próxima escala y perdieras la conexión hacia tu destino final.

En este paso se trata de identificar para cada RC qué nivel de importancia le otorga el cliente, información que luego se colocará en la segunda columna de la Matriz de la Calidad.

Estos datos se pueden obtener de distintas maneras, en lo personal prefiero que la priorización sea hecha directamente por el cliente, respondiendo encuestas que empleen escalas numéricas.

No obstante, existen buenas herramientas analíticas que también pueden generar esa información como ser el Análisis de Kano o simplemente un análisis de frecuencias relativas de la info de las encuestas.

PASO 4: Traducir los RC a Características Técnicas (CT) del producto (II)

Básicamente aquí la tarea consiste en listar características técnicas (CT) del producto que tengan una relación causa – efecto con cada uno de los RC.

Esas CT deben ser características medibles del producto que capten perfectamente los requerimientos del cliente.

Por ejemplo, para el RC de “quiero usar el celular durante mucho tiempo”, una CT podría ser, “duración de la batería en uso continuo”.

Al igual que con los RC las CT pueden tener un ordenamiento jerárquico según la complejidad del caso, lo que se manifiesta en subdivisiones de la primera fila de la Matriz de la Calidad, aunque no es habitual.

Para encontrar esas características medibles es una buena práctica emplear el brainstorming y la matriz de afinidad.

Cada RC debe tener, al menos un CT ya que de lo contrario, estaremos ignorando la Voz del Cliente en ese caso puntual.

Por otra parte, incorporar un CT a la Matriz de la Calidad que no tenga correlación con ningún RC sería agregar información no útil a la matriz.

PASO 5: Establecer las relaciones entre los RQ y las CT (VI)

Aquí se busca medir con qué fuerza se relacionan los RC – CT y poner en la celda que corresponda la simbología asignada según la nomenclatura que se adoptó.

Este paso es crucial para identificar aquellas CT que son fuertemente responsables de la satisfacción del cliente y, en consecuencia, para ayudar a direccionar correctamente los esfuerzos de mejora.

Al igual que en situaciones anteriores, abordar esta tarea de manera efectiva implica trabajar en equipo, en lugar de hacerlo de manera individual frente a un ordenador, para aprovechar el conocimiento y la experiencia de técnicos, ingenieros y especialistas más la interacción entre ellos.

Cualquier información estadística que se tenga disponible, será de utilidad para entender cómo se relacionan los RC con los RT.

La simbología que se utilice es indistinta, siempre y cuando sea clara, sin ambigüedades, fácil de implementar y cuantificable, ya que posteriormente la vamos a necesitar para hacer el cálculo del peso relativo de cada CT.

Por ejemplo, podrías incluir una escala de números, letras, colores, símbolos gráficos, u otros elementos, con los siguientes niveles: 

Fuerte influencia, Moderada infuencia, Leve o nula influencia.

PASO 6: valuar el producto vs la competencia respecto a cada RC (VIII)

En la parte derecha de la Matriz de la Calidad, en las dos últimas columnas, se coloca la evaluación que el mercado hace de nuestro producto, y del de la competencia, para cada RC.

Esto puede hacerse utilizando diferentes escalas, en mi caso recomiendo la que va del muy negativo (--) al muy positivo (++), pasando por (-) y (+).

En la medida de lo posible, esta información debe recabarse de encuestas estadísticamente sólidas.

Personalmente es eso lo que aconsejo por tratarse de información clave para comprender cómo competir dentro del mercado, ya que de esta evaluación pueden surgir importantes oportunidades de mejora para nuestro producto o descubrirse potenciales nichos del mercado.

PASO 7: Definir el valor objetivo para cada CT (IV)

Este valor, con su adecuada unidad de medida, debería ser aquel que garantice la satisfacción del cliente o incluso que la supere.

Es la referencia obligada, el Norte a seguir.

PASO 8: Hacer una evaluación de las CT (V)

Es muy importante que también comparemos cuantitativamente las CT de nuestro producto o servicio con las de la competencia.

Esta información se colocará en la anteúltima fila de la matriz, debajo de los valores objetivo.

Estos datos serán relevantes a la hora de definir cuáles serán las CT que debería priorizar y abordar primero.

PASO 9: Hacer la ponderación total de la relevancia de cada CT (VII)

Dentro del área central de la Matriz de la Calidad, cada celda muestra la fuerza de la correlación existente entre una CT y un RC, es decir la relevancia individual de cada vínculo RC - CT.

Para conocer la relevancia TOTAL que cada CT tiene para el cliente, deberás recorrer verticalmente la columna correspondiente para hacer una suma ponderada que considere la prioridad para el cliente y el nivel de correlación.

Por ejemplo, si una CT influye en tres RC, digamos RC1/RC4/RC7, con una fuerza de 1/5/3 respectivamente, y las prioridades que el cliente les da a esas RC son 3/1/5 respectivamente, entonces la Ponderación Total (PT) de esa CT será:

PT = 1 x 3 + 5 x 1 + 3 x 5 = 23

Con esta medida será suficiente, no obstante, debes tener en mente que es susceptible de ser expresada en términos relativos para tener otra perspectiva del número, depende de lo que decida el equipo.

PASO 10: Determinar la correlación entre las CT (IX)

El panel triangular que existe en la parte superior de la Matriz de la Calidad, una especie de techo de la "Casa de la Calidad" como también se la conoce, indicará en cada celda qué tipo de correlación existe entre cada par CT – CT’.

En este paso se determina si hay correlación y de qué tipo´es, para cada par CT-CT, para luego colocar en la celda correspondiente el símbolo adecuado segun la simbología adoptada.

Por ejemplo, se podría elegir un signo – (correlación negativa), para aquellos casos en donde un aumento en CT genere una disminución en CT' y viceversa; y un signo + (correlación positiva) para aquellos casos en donde un aumento en CT genere un aumento en CT'.

PASO 11: Seleccionar las CT más importante a abordar inicialmente

¿Una vez completadas todas las tareas anteriores, podemos considerar que hemos finalizado el QFD?

En realidad, no. Hasta este punto, solo hemos completado el primer paso: llenar la Matriz de la Calidad.

Por delante queda utilizar la información proporcionada por la matriz y una de las primeras acciones probablemente sea seleccionar las CT con las que vamos a comenzar a trabajar.

Obviamente un buen criterio será escoger las CT que tengan una mayor Ponderación Total.

No obstante, será importante ampliar el espectro de posibilidades analizando también otros datos de la tabla como por ejemplo la comparativa con la competencia en lo que respecta a cada RC y a cada CT.

Prestar atención solo a la Ponderación Total, puede llevarnos a un CT en donde somos muy competitivos respecto a la competencia perdiéndonos otras oportunidades de mejora más valiosas.

También se deberá tener la precaución de ver la parte triangular de la matriz, ya que a veces enfocamos los esfuerzos en una CT que tiene una correlación negativa con otras CT, con lo cual lo que mejoramos de un lado lo empeoramos por el otro, obteniendo efectos indeseados en la satisfacción de cliente.

EL VERDADERO DESPLIEGUE DE LA FUNCIÓN DE CALIDAD (QFD)

Como mencioné anteriormente, la Matriz de la Calidad en realidad representa la primera y más fundamental de una serie de matrices desplegadas en cascada, que en conjunto conforman el Quality Function Deployment (QFD).

De esta matriz inicial se derivan otras tres más específicas, las cuales direccionan la Voz del Cliente (VOC) hacia diversas áreas de la empresa, tales como I+D, MKT, Aseguramiento de la Calidad, Producción, entre otras, hasta llegar en estas áreas a los niveles más bajos de la jerarquía, donde se añade valor a la materia prima.

De este modo, el QFD se concentra en los procesos de la organización, asegurando que todas las operaciones realizadas por el personal contribuyan a la calidad del producto.

En definitiva, el contiene 4 matrices las que en su accionar escalonado conformarán el despliegue de la metodología.

Esas 4 matrices son:

  • Matriz de la Calidad: Como hemos visto relaciona el "qué" espera el cliente (RC) con el "cómo" voy a satisfacerlo (CT), asignando a cada CT una importancia relativa y un valor objetivo.
  • Matriz Producto – Proceso: Toma las CT seleccionadas de la matriz anterior y las analiza en términos de los procesos que intervienen.
  • Matriz proceso – subproceso: Establece las relaciones entre los procesos con los subprocesos que los integran y las métricas que aseguran la calidad. Esta matriz aparecerá siempre y cuando el tamaño y complejidad de la empresa sean significativos.
  • Matriz funcional: Relaciona los requerimientos operativos de los subprocesos con las actividades funcionales concretas para cumplir en última instancia con las exigencias de los clientes.

QFD_cascada
Las 4 matrices del Despliegue de la Función de Calidad (QFD)



No entraré en detalle con cada una de las 3 matrices restantes ya que extendería demasiado esta entrada. 

Sin embargo, no hay que intrigarse, la mecánica es muy similar a la explicada para la Matriz de la Calidad, solo que ahora se trata de un descenso escalonado, una especie de aterrizaje, de la VOC a los niveles más operativos de la empresa. 

Es decir, en cada matriz precedente, la primera fila que la encabeza pasará a formar parte de la primera columna de la siguiente matriz, y a partir de ahí comienza a replicarse el análisis hecho anteriormente a un nivel más profundo dentro de la organización.

Sin lugar a dudas trabajar con un set de hasta 4 matrices (dependiendo de la complejidad del problema) hace más ardua la tarea, pero rinde valiosos resultados al final de camino.

Y de esas ventajas es de lo que te voy a hablar a continuación.

BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR QFD EN LA EMPRESA

La implementación efectiva del QFD tiene varios beneficios, tangibles e intangibles, que impactarán en la experiencia del cliente y en los resultados de la empresa,

Esos beneficios son:

  • Herramienta efectiva para Marketing: Da una comprensión profunda de las expectativas del cliente, del mercado y las capacidades de la empresa lo que otorga valiosos “insights” para tomar acciones de marketing eficaces.
  • Mayor Satisfacción del Cliente: Al alinear las características del producto y procesos con las necesidades y expectativas del cliente, se mejora la satisfacción general del cliente. Esto puede llevar a una mayor lealtad y retención de los clientes a largo plazo.
  • Genera ventaja competitiva y fomento de la innovación: Las empresas que pueden ofrecer productos que satisfacen mejor las necesidades del cliente tienen una ventaja competitiva significativa en el mercado. El QFD ayuda a las empresas a diferenciarse al centrarse en lo que realmente importa para los clientes y además, su carácter interdisciplinario potencia la generación de nuevas ideas que apunten en esa dirección.
  • Mejora de la Reputación de la Marca: Una reputación positiva de la marca como proveedor de productos de alta calidad puede generar confianza y atraer a nuevos clientes. El QFD ayuda a construir esta reputación al garantizar que los productos y servicios cumplan consistentemente con las expectativas del cliente.
  • Mejora la comunicación interfuncional: No cabe duda de que el QFD, al ser una metodología que se implementa a través del trabajo de equipos interdisciplinarios, que abarcan transversalmente toda la empresa, contribuye positivamente a fortalecer la comunicación entre las distintas áreas.
  • Ahorro de costos: Sin lugar a dudas, el QFD, al ser una herramienta que facilita la priorización efectiva de proyectos de mejora, evitará pérdidas de tiempo y sobrecostos asociados con cambios constantes de dirección en los esfuerzos de mejora.

RECOMENDACIONES PARA EL BUEN USO DEL QFD

Todo suena genial hasta este punto, ¿verdad? Sin embargo, no podemos pasar por alto algunas precauciones importantes.

Antes de sumergirnos en el mundo del QFD, es crucial que el gerente a cargo se tome un momento para explorar algunos aspectos clave:


  • Evaluar la madurez de la empresa para trabajar con el QFD, lo que implica haber adoptado prácticas de gestión de calidad total.
  • Convencer a los técnicos sobre la validez del enfoque cualitativo del QFD, destacando la importancia de la profundidad de la investigación sobre las necesidades del cliente.
  • Utilizar las palabras exactas de los clientes para evitar introducir conceptos técnicos innecesarios.
  • Mantener la simplicidad en la construcción de la matriz de calidad para evitar la pérdida de tiempo.
  • Involucrar a personas de diversos sectores en la construcción de la matriz y designar un facilitador experimentado.
  • Comenzar con proyectos simples y limitar su duración para acumular experiencia.
  • Trabajar inicialmente de manera artesanal utilizando papel y lápiz en lugar de programas informáticos.
  • Ser creativo y adaptar el QFD a las necesidades específicas de la empresa, no siempre es necesario desplegar las 4 matrices, a veces con un menor número se logra llevar la VOC al nivel deseado.
  • Ser realista sobre los resultados esperados, el QFD ayuda a direccionar los recursos en el sentido correcto, pero no resuelve el problema.
  • Contemplar la cultura de la empresa al implementar el QFD, adaptándolo según sea necesario.
  • Evitar que el equipo de desarrollo del QFD se aísle del entorno, promoviendo la comunicación efectiva entre los miembros del equipo y los clientes reales.

COMENTARIO FINAL SOBRE EL QFD 

El Despliegue de la Función de Calidad (QFD) es una herramienta poderosa que puede contribuir significativamente a mejorar la satisfacción del cliente a través de proyectos de Six Sigma.

Mediante la identificación y priorización meticulosa de las características fundamentales del producto, alineadas con las necesidades del cliente, las organizaciones se encaminan hacia la plena satisfacción de sus expectativas.

Esto se traduce en la reducción notable de errores y defectos, sentando las bases para forjar una reputación sólida y confiable para la marca.

Asimismo, la capacidad de detectar y priorizar estas características claves no solo impacta positivamente en la satisfacción del cliente, sino que también nutre la mejora de la productividad dentro de la empresa, al permitir una óptima asignación y utilización de recursos.

Bueno, eso fue todo, espero haberte aportado valor 

Si llegaste hasta aquí te lo agradezco sinceramente.

¿Te quedaron inquietudes, interrogantes, otros puntos de vista, pedidos de temáticas o incluso correcciones a cosas que se me hayan pasado?

No lo dudes, envíame un comentario.

Escribo para ayudar, disfruto hacerlo, pero también quiero aprender a hacerlo cada vez mejor.

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Que tengas una buena semana.

¡Hasta pronto!

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