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| El CICLO DMAIC de Six Sigma explicado paso a paso |
ROAD MAP EXPLICADO DEL CICLO DMAIC DE SIX SIGMA
¿QUÉ ES DMAIC?
El acrónimo DMAIC, derivado de las palabras Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar en inglés, representa una metodología fundamental de Six Sigma, cuya misión es dirigir a los equipos de mejora hacia la resolución metódica y estructurada de problemas empresariales relacionados con la satisfacción del cliente.
El ciclo DMAIC surge como parte integral de la
metodología Six Sigma en el seno de la empresa Motorola, allá por los
años 80, amalgamando conceptos previos de gestión de la calidad y la mejora
continua de procesos como el Plan-Do-Check-Act (PDCA) de
Deming, manteniendo una estructura similar, pero con un énfasis en la integración de herramientas estadísticas y analíticas.
El DMAIC, inicialmente vinculado con Six Sigma, ha evolucionado
hacia Lean Manufacturing, convergiendo en lo que ahora se conoce como
ELS (Enterprise Lean Sigma).
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| Con la amalgama de Lean Manufacturning ycon Six Sigma el Ciclo DMAIC se potencia |
Esta fusión ha permitido mejorar la aplicabilidad del ciclo DMAIC, al integrar herramientas y
enfoques Lean, ampliando así su alcance y enriqueciendo su efectividad en la
mejora de procesos.
DIFERENTES ESTRATEGIAS DE APLICACIÓN DEL CICLO DMAIC
Estratégicamente hablando el ciclo DMAIC puede tomar tres caminos
diferentes, según la naturaleza del problema a abordar:
✅ Mejora de proceso
✅ Diseño o rediseño de procesos
✅ Gestión por procesos
Es decir, puede seguirse un ciclo DMAIC para solucionar un problema de
variabilidad de calidad de producto o servicio mejorando su proceso
productivo, pero también podemos rediseñar un proceso a través de DMAIC o
gestionar procesos con la guía del ciclo DMAIC.
Todo dependerá del caso frente al cual estemos parados.
FASES DEL CICLO DMAIC
Cómo anteriormente dije, las fases del ciclo son cinco,
DEFINIR, MEDIR, ANALIZAR, MEJORAR Y CONTROLAR, a las que tranquilamente se podría agregar una sexta, AJUSTAR, debido al carácter altamente iterativo de todo el proceso.
Mediante esta secuencia de pasos se busca estructurar el abordaje de un problema, quitarle subjetividad, pero también puede verse un ciclo DMAIC como un poderoso filtro que va refinando sucesivamente un problema hasta llegar a un un puñado de entradas críticas para controlar
Dicho eso, ahora veamos esas cinco fases con más detalle.
Definir (Define)
“Definir la oportunidad y establecer el alcance del proyecto”.
Al inicio del ciclo el equipo se dedica a:
- Revisar la declaración del problema.
- Hallar su proceso asociado.
- Definir el objetivo del proyecto.
- Identificar los clientes.
- Seleccionar las características Criticas Para la Calidad (CTQ) desde la perspectiva del cliente.
- Traducir las características CTQ a requerimientos.
- Redactar un plan sobre cómo se completará el proyecto.
Debo aclarar que, con "cliente", me estoy refiriendo en un sentido amplio a:
"Cualquier persona u organización que reciba un producto o servicio de
nuestras actividades (proceso)".
Eso incluye a:
- Clientes externos: Usuarios finales de nuestro producto o servicio.
- Clientes internos: Usuarios dentro de la cadena de valor.
- El Negocio: Ingresos, Costos, Accionistas, etc. (Voz del negocio).
- Otros: Regulaciones, leyes, entorno, seguridad, etc.
📌 ¿Qué está ocurriendo / pasando?
📌 ¿Dónde está ocurriendo?
📌 ¿Cuándo comenzó el problema?
📌 ¿Quién es el cliente y cuales son sus expectativas?
📌 ¿De qué magnitud es el problema?
📌 ¿Qué impacto o consecuencias tiene en el cliente y en el negocio?
La calidad de la definición de la oportunidad que logres dependerá
en gran medida de la precisión en las respuestas que proporciones
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| Ejemplificación de cómo definir correctamente un problema |
Las actividades que llevarás adelante en esta etapa y los recursos (herramientas) con que contarás son:
Actividades:
Herramientas:
Actividades:
- Seleccionar y lanzar el equipo.
- Definir el problema.
- Definir el/los clientes.
- Validar la voz del cliente (VOC), la voz del proceso y la voz del negocio
- Seleccionar las características del producto o servicio Críticas para la Calidad (CTQ).
- Definir el baseline, el alcance y las metas del proyecto.
- Validar los beneficios financieros.
- Desarrollar un Road Map.
- Describir el estado actual del proceso.
- Documentar la descripción general del proyecto.
Herramientas:
- Documento General del Proyecto (ELS Project Overview)
- Definiciones operativas
- Mapa de Proceso Pensado
- Diagrama SIPOC
- Matriz QFD
- Análisis Kano
- Matriz RACI
- Diagrama de Gantt
- Análisis de Pareto
- Mapa de Proceso Detallado
Medir (Measure)
“Medir el rendimiento del proceso (situación
de partida) y refinar declaración del problema”.
Medir es un paso clave
en el camino de Lean Six Sigma que ayuda al equipo a refinar un poco más el
problema y a tener una primera idea de las causas potenciales del
problema.
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| El ciclo DMAIC como un verdadero filtro de entradas |
En esta etapa deberás definir qué mediciones adoptar, con qué
técnica recabar esa información y validar los sistemas de medición, tareas
no muy fáciles si no se cuenta con la suficiente experiencia.
Como
apoyo, es útil que el equipo se centre en preguntas del tipo:
📌 “¿Cómo está
funcionando el proceso hoy?”
📌 “¿Qué variación tengo y qué impacto tiene en el cliente?”
📌 “¿Dónde están las causas potenciales de este problema?”, etc.
📌 “¿Qué variación tengo y qué impacto tiene en el cliente?”
📌 “¿Dónde están las causas potenciales de este problema?”, etc.
Cualquier dato que recojas deberá apuntar a clarificar la forma en que el proceso cumple o no las necesidades de los clientes (CTQ), de una manera rentable.
Las actividades que llevarás adelante en esta etapa y los recursos (herramientas) con que contarás son:
Actividades:
- Definir qué datos y con qué técnica se recolectarán.
- Desarrollar un Plan de Recolección de Datos.
- Medir la precisión y consistencia de los sistemas de medición adoptados.
- Generar suficientes datos para llevar adelante el análisis.
- Hacer una medición base del desempeño actual del proceso.
- Retroalimentar documentación del paso anterior.
Herramientas:
- Plan de recolección de datos.
- Definiciones Operacionales.
- Muestreo estadístico.
- Análisis del MSE.
- Análisis de Capacidad del Proceso.
- Mapa de proceso detallado.
- Value Stream Map.
Analizar (Analyze)
“Haciendo de Sherlock Holmes: Indagando en los datos las
posibles causas”
En esta etapa se continúa refinando la búsqueda de las
causas que explican los efectos no deseados mediante el análisis exhaustivo
de los datos recolectados previamente.
Es el momento del pensamiento
deductivo.
Las herramientas disponibles en esta etapa pueden agruparse
en dos grandes categorías:
- Técnicas de análisis de datos
- Técnicas de análisis de procesos
En esta fase, se profundiza la
identificación de patrones, tendencias, cuellos de botella o causas raíz
subyacentes del problema en la información recolectada.
Desde una perspectiva metodológica, independientemente de la técnica seleccionada, el análisis de la causa raíz siempre se desglosará en tres fases claramente definidas:
- Exploración: Se busca comprender exhaustivamente el problema en cuestión, explorando todas las posibles facetas que puedan estar contribuyendo a la situación.
- Generación de hipótesis sobre las causas: Se formulan hipótesis que expliquen las posibles causas del problema identificado.
- Verificación: Se validan las hipótesis generadas. Aquí, se lleva a cabo una revisión meticulosa para confirmar o descartar cada hipótesis, asegurando así una comprensión precisa de la causa raíz.
Estas etapas pueden llevarse a cabo de manera explícita y metódica o de manera implícita e intuitiva durante el proceso analítico, pero aún así siempre están presente en el proceso de análisis.
Actividades:
- Identificar las potenciales causas raíz
- Reducir la lista de las potenciales causas raíz
- Confirmar la causa raíz y su relación con la salida
- Estimar el impacto de la causa raíz
- Priorizar las causas raíz
- Análisis de Modos de Falla y Efectos (FMEA)
- Análisis de Causa – Efecto (Ishikawa)
- Diagramas de Pareto
- Histogramas
- Gráficos de tendencia y series temporales
- Diagrama de cajas
- Test de Hipotesis / Intervalos de Confianza
- Análisis de Regresión Simple, Múltiple y Logística
- ANOVA
- Análisis Cycle Time vs Takt Time.
Mejorar (Improve)
“Crear e implementar las acciones que mejoren el proceso”Es el momento del
pensamiento creativo y de la acción.
A veces es complejo cambiar el "chip" y pasar de un buen análisis a desarrollar formas innovadoras de hacer
funcionar mejor un proceso.
Las habilidades necesarias para el análisis son muy diferentes de las que se necesitan para crear e
implementar soluciones novedosas.
En consecuencia, siempre existe en
los equipos la tentación de no salir de su zona de confort e introducir solo
pequeños cambios, renunciando con ello a la oportunidad de implementar
mejoras realmente significativas.
El equipo, guiado por su líder, deberá tener esto presente y auto desafiarse permanentemente para no dejar pasar las chances de generar importantes cambios en el proceso que impacten positivamente en la organización.
Las actividades que llevarás adelante en esta etapa y los recursos (herramientas) con que contarás son:
Actividades:
- Generar ideas creativas como alternativas de mejora.
- Evaluar, seleccionar y optimizar las mejores soluciones.
- Desarrollar e implementar una prueb y evaluar la mejora.
- Desarrollar un plan de implementación a full escala.
- Actualizar documentación previa (FMEA, MPD, etc).
- Técnicas de generación de ideas.
- Mejores prácticas Lean.
- 5S.
- Balanceo de Procesos.
- SMED.
- Poka Yoke.
- Trabajo Estandar.
- Sistema Pull.
- Diseño de experimento (DOE).
- Matriz de selección de soluciones.
- Prueba piloto y Plan de Acción.
Controlar (Control)
“Controlar para sostener las mejoras”Sostener las mejoras quizás sea de las cosas más difíciles ya
que, como suele decirse, los viejos hábitos nunca mueren.
En esta etapa se establecen controles para monitorear continuamente el proceso y se desarrollan planes para intervenir si hay desviaciones significativas.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) se utilizan para seguir
evaluando el éxito de la implementación y, a modo de brújula, para detectar cuando corregir
el rumbo.
Las actividades que llevarás adelante en esta etapa y los recursos (herramientas) con que contarás son:
Actividades:
- Desarrollar procedimientos, planes de entrenamientos y control de procesos
- Transferir las riendas del proceso mejorado al Process Owner
- Implement Mistake Proofing
- Implementar la solución y continuar la medición del proceso
- Identificar oportunidades de replicación
:
- Test a Prueba de error (cero defectos).
- Control estadístico de procesos (SPC).
- Herramientas de control visual.
- Estandarización de Operaciones y procedimientos (SOP’s).
- Planes de Control de Procesos.
- Replicar la solución.
- Modelo de Transición del Proyecto.
- Sesión de Retroalimentación al equipo.
BENEFICIOS DE APLICAR EL CICLO DMAIC
Habiendo desarrollado con cierto detalle cada
una de las fases del ciclo DMAIC comienzan a percibirse claramente sus
ventajas asociadas.
No obstante, es conveniente que las explicite, sobre todo las más palpables.
- Enfoque estructurado: Proporciona un marco claro y sistemático para la resolución de problemas y la mejora continua lo que facilita su resolución efectiva.
- Basado en datos: La toma decisiones respaldadas por datos y mediciones concretas minimiza la costosa subjetividad.
- Reducción de costos: El ciclo DMAIC facilita la identificación de las ineficiencias prioritarias para su abordaje, maximizando la reducción de costos operativos.
- Mejora de la calidad: Dado que el ciclo se inicia definiendo las características CTQ desde el punto de vista del cliente, es evidente que su impacto en la calidad del producto o servicio es grande.
- Sostenibilidad: Facilita la implementación de cambios sostenibles y el mantenimiento de mejoras a lo largo del tiempo.
- Compromiso: La fuerte orientación hacia el trabajo en equipo y la participación general impulsa conductas comprometidas con la organización.
En resumen, el ciclo DMAIC es una valiosa herramienta para profesionales de la mejora continua, ya
que ofrece un enfoque estructurado y efectivo para identificar problemas,
implementar soluciones eficaces y garantizar mejoras sostenibles en los procesos
empresariales.
Su aplicación metódica y basada en datos lo convierte en un
aliado poderoso para empresas que buscan la excelencia operativa y la
calidad constante en un entorno empresarial desafiante y competitivo.
Ahora algo importante que no he dicho hasta aquí pero que bien pudo haber sido dicho en cualquier etapa del ciclo.
Las fases y pasos del ciclo DMAIC
no se realizan obligatoriamente en secuencia lineal, se trata más bien de una metodología iterativa.
Con frecuencia los equipos se ven en la necesidad regresar algún paso en más de una oportunidad para consultar, modificar o actualizar documentación previa.
Por
ejemplo, al momento que el equipo comienza a generar ideas puede darse
cuenta de que necesita regresar a la fase de Análisis para repasar la
información una vez más y, eventualmente, modificarla.
Bueno, eso fue todo.
Si llegaste
hasta aquí te lo agradezco sinceramente.
¿Te quedaron inquietudes,
interrogantes, otros puntos de vista, pedidos de temáticas que te gustaría
que aborde o incluso correcciones a cosas que se me hayan pasado?
No lo
dudes, envíame un comentario.
Escribo para ayudar, disfruto hacerlo,
pero también quiero aprender a hacerlo cada vez mejor.
Si deseas saber
más de mí te invito a contactarme en mi perfil de LinkedIn.
Que tengas
una buena semana.
Hasta pronto!
Excelente entrada, muy útil la información.
ResponderBorrarMuchas gracias por tu valoración del material!
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